科研项目文档一体化管理模式研究

　　【摘要】科研项目档案是在科研项目研究过程中产生的、具有参考价值并归档保存的技术文件。本文通过对科研项目文档管理模式的分析和探讨，目的在于建立规范化的文档一体化管理模式，提升科技档案工作水平，积极推进科学技术研究工作的高效快速发展。
　　【关键词】科研项目；一体化；文档管理；模式
　　信息技术的高速发展推动了科研工作发展以及科研项目档案管理模式的变革。科研项目管理对数字化条件下的协同管理、信息管理、系统安全提出了更高的要求。为了提高企业的市场竞争力，缩短产品的研发周期，实现科研项目信息资源的有效管控，企业通过建立信息集成管理平台，统一管理产品设计、项目管控、文档信息。本文对科技项目文档一体化管理的研究源自科研管理能力提升的需求，具有提高科技档案工作水平、增强企业竞争力的实践意义。
　　一、科研项目文档管理的现状及存在的问题
　　在科研项目管理的各阶段，由于科研项目团队的多层次特性和科研项目类型的多样化，产生了大量内容丰富的技术和管理文档，有图样型、文字型，有纸介质、磁介质等。档案人员在管理科研项目文档过程中发现，按照档案管理相关规定，由项目组成员主动归档时，存在收集的文档资料不完整、项目文档利用率较低、文档管理滞后于项目等情况。虽然在科研项目立项之初，项目负责人就根据科技文件管理要求，编制了科研项目归档文件清单，但是由于缺乏有效的前端控制措施和规范的文档管理机制，在项目研制各阶段仍有部分文档不能按时归档，影响了项目研究的顺利进行。为了保证科研工作的顺利进行，建立科研项目文档一体化管理模式，是提升项目管理工作质量的有效措施。
　　二、科研项目文档一体化管理的理论依据
　　科研项目档案是在科研项目研究过程中产生的、具有参考价值并归档保存的技术文件。在项目管理日益标准化、精益化的背景下，科研项目文档管理纳入了项目管理范畴，并成为项目管理的重要部分。科研项目档案不仅是项目管理过程的原始记录，而且是科研成果申报、获取知识产权保护不可缺少的依据。建立科研项目文档一体管理模式，就是在分析文件生命周期的业务活动、文件特性和文件管理活动的基础上产生的。文件生命周期理论起源于二十世纪四五十年代，美国档案学者普利菲C布鲁克斯提出：应当更多地关注文件的产生和管理，档案工作者应当成为档案文件连续统一体的审计员，文件生命周期理论强调文件从形成到销毁或永久保存的整体运动过程。文件管理活动与档案形成活动之间存在紧密的联系，文件形成活动是档案管理活动的基础，文档一体化管理的对象包括处于各个生命阶段的所有文件，并为文件形成者和利用者提供服务。因此，文档一体化管理方法是建立在文件生命周期理论基础上的，并且已在实际应用。
　　三、科研项目文档一体管理模式的建立和实施
　　（一）确立科研项目文档一体化管理标准、制度。制定科学规范的文档管理标准、制度是实现科研项目文档一体化管理的基础。电子文件是科研信息资源的重要组成部分，为了对电子文件进行科学、有序管理，国家档案局相继制订了GBT17678《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、GBT17679《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》、GBT17825《CAD文件管理》、GBT18894《电子文件归档与管理规范》等标准。根据国家标准，中国电科第三十八所制定了《电子文件归档管理及使用程序》《科技文件归档管理程序》和《科技文件编制格式要求》等企业项目文档管理标准，明确各部门如研究部、质量部、标准化及档案部门在项目文档一体化管理中的职责，规范了电子文件的使用和更改要求、科技文件的格式要求等。企业标准的颁布实施，使科研项目文档一体化管理更加严谨科学。
　　（二）建立IPD、PDM系统是实现科研项目文档一体化管理的重要平台。电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、硬盘、光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。利用IPD、PDM对电子文件进行收集、整理、鉴定、保管和提供利用，实现科研项目文档一体化管理，可以建立知识共享平台，降低产品设计缺陷，缩短产品开发时间。IPD（IntegratedProductDevelopment集成产品研发）是一个先进的管理产品研发活动的体系，可以为客户提供科学的管理方式。PDM（ProductDataManagement产品数据管理）是以软件技术为基础，以产品为核心，实现对产品相关的数据、过程、资源一体化管理的技术。IPD和PDM将手工管理电子文档转变为用计算机管理，利用软件对项目管理、文档管理、产品信息管理、技术信息管理、图像管理的集中管控，在企业内部全方位实现知识共享。随着IPD、PDM系统功能的不断改进，中国电科第三十八所的科技人员对电子签名、数据集成、项目信息统计功能进行逐步完善，信息资源管理人员跟踪管理，对相关信息资源管理制度适时进行调整补充，信息资源的集成管理促进了科研项目管理水平的提升。
　　（三）档案部门集中统一管理科研项目信息资源。在科研项目研发过程中，形成了大量不同类型的文档。对科研项目文档实行集中统一管理，有利于项目文档信息资源的收集、整理、利用工作。按照《科学技术档案工作条例》的基本要求，科研项目文档管理是科技档案工作的一项重要内容，由档案部门集中统一管理科研项目文档信息，建立健全科研项目档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用工作，从而实现科研项目档案科学规范管理。
　　（四）實行科研项目文档主管负责制。在项目立项阶段，项目组成员的任命中包括档案主管，档案主管负责对项目文档的形成、积累、整理、利用过程进行指导、监督、检查，对项目文档实行全过程管控。在项目研发过程中，中国电科第三十八所科研人员按照各阶段归档范围要求形成各类文档，利用PDM系统，形成者可以及时整理电子文件、审签归档，档案主管协助、指导项目组成员按时完成各类文档的归档工作，按照项目不同阶段检查归档文件的完整性、规范性，为项目阶段考核提供必要的参考依据，档案人员根据项目管理程序及档案管理原则、方法，拟制档案管理网络图，明确各类人员的职责权限。
　　（五）明确项目组成员的文件归档职责。科技人员根据项目管理工作计划，制定项目各阶段文件资料形成归档计划。为了确保有保存价值的电子文件真实可靠，同时又可保存，在电子文件生命周期的设计阶段，由研发人员按照《科技文件归档管理程序》（企业标准）确定科技文件归档计划表，通过这个文件来确定明确归档范围、归档时间、签署要求，并在电子文件形成和使用阶段采取计划定期考核、质量跟踪管理等措施，检查落实归档计划。计划部门在下达项目科研计划的同时，下达科研项目文件形成归档计划，通过PDM系统、档案管理系统提供的文件信息，按计划节点对项目组成员形成的文件进行检查考核，通过召开项目例会及时通报工作进展，实时跟踪管理项目研发过程。
　　（六）严格控制科研项目文档质量。控制归档文件的质量就是对文件进行有效的系统化管理，对文件管理过程和文件系统的记录应该强调法律、机构和技术三方面的要求。归档电子文件进行归档时，根据GBT188942002《电子文件归档与管理规范》《科技文件编制格式要求》（企业标准），首先审查的内容是格式是否符合相关的国家和企业标准，如果不符合，拟制者将被要求提交修改，符合归档要求的电子文件下载打印纸质文件，利用元数据完整记录保存电子文件的形成过程、技术措施和管理过程，保存经过元数据完整封装的电子文件，以保障电子文件的真实性。
　　四、结语
　　电子文件在进行归档时，需要对归档的电子文归档条件进行检测，归档检测内容有很多，主要包括以下内容：软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染、硬件环境的有效性等。
　　基于PDM、IPD系统的科研项目文档一体化管理是为了更好地开发利用技术信息资源，PDM、IPD的应用带来了项目信息资源管理方式的变革，面对数字信息资源及其管理所带来的机遇和挑战，我们要拓宽视野，转变观念，不断探求适应新技术发展的项目信息管理方式，才能赢得信息管理工作发展的主动权。