精细化在医用耗材及供应商资质文档管理中的应用

　　【摘要】近年来，医用耗材问题逐渐成为人们关注的重点问题。这就要求我们在实际工作中要加强对耗材的档案记录，只有这样才能确保档案管理的有效性得到保障。为此，本文就将对医用耗材展开相应的研究和分析，以期对我国医用耗材的管理提供更大帮助。
　　【关键词】精细化管理；医用耗材；供应商资质；档案管理
　　在当前我国医疗水平不断提升和发展的过程中，医疗问题越来越受到人们的关注与重视。近年来，医用耗材问题逐渐成为了人们关注的重点问题。医用耗材在实际管理环节中，需要对各项工作资质和各个证书进行审核，因此无论是在档案管理人员的工作量上还是其工作责任上都面临着严峻的挑战，如何应对这种问题和挑战是当前我们应该研究的重点。这项工作的开展不仅会在很大程度上增加医院文件管理的难度，同时大多数植入性医用耗材直接进入患者的身体中，而一些纠纷往往发生在手术结束后的若干年，所以这也要求我们在实际工作中要加强对耗材的档案记录，只有这样才能确保档案管理的有效性得到更有效的保障。为此，本文将对医用耗材展开相应的研究和分析，以期对我国医用耗材的管理提供更大帮助。
　　一、医用耗材的建档工作
　　医用耗材的管理服务和医疗工作之间存在着十分紧密的联系，因此在实际工作中加强对医用耗材进行管理也是一项十分必要的工作。在此环节中要求供应商的资质档案文件要始终贯穿于对医用耗材的管理中，这也是实现医用耗材安全性的有效措施。但是在实际研究中发现，当前一些医院和医疗机构对于这项工作的开展还没能掌握科学的方法。产生这种问题的主要原因是医用耗材在档案管理和医疗设备档案管理存在较大的差别，设备档案在管理环节中主要采用的是一机一档的工作管理方式，也就是每一台大型的机器独立设立档案，从而更有效的对档案资料进行管理，但是对于医用耗材的管理则无法实现对档案的单独管理。经笔者在近年工作中的研究，认为在对医用耗材进行管理的过程中应该采用以下工作原则：
　　（一）将供应商作为主要线索进行建档。在此环节中医院或是相关医疗机构需要按照医用耗材供应商的实际情况，实现对医用耗材供应商材料和信息的单独建档，对于统一供应商的医疗设备或医用耗材都应将其归于同一档案中。
　　（二）对更名的供应商进行关联。当前很多医用耗材供应商，特别是高价值耗材的供应商，从其自身发展的角度上看，经常会出现更名或是成立新的医疗器材公司，如果在实际工作中遇到此种问题，那么医院也需要对新老供应商之间进行必要的关联工作，并对其档案资料进行有效的保存和管理，进一步在工作中实现对资料供应的完整性。
　　（三）对档案材料进行实时的动态监测。在对设备进行采购的过程中通常都是单次采购，因此对于采购环节中的档案资料都是采用一次性的工作方式，但是在进行医用耗材的选购环节中却大多数是多次采购，那么就存在着证件过期的风险，所以我们在实际工作中要有效采用动态监测和管理的方式，在工作中建立必要的预警管理系统，通过这种方式确保监控证照能被控制在有效期中，以便更有效地开展医疗工作和档案管理。
　　二、医用耗材档案管理的主要内容
　　医用耗材档案归档的环节中，往往需要申购、采购和验收几个环节，因此在实际工作中也要按照资料的时间，对不同的档案阶段进行管理。这也要求我们在实际工作中要准确掌握医用耗材档案管理的主要内容，只有这样才能更有效地开展相应的档案管理工作：
　　（一）采购前的档案管理。在此环节中，相关医院或是医疗机构首先需要进行的就是对采购表单的审批工作。审批的表单内容中主要包含的就是耗材的名称、型号、生产商、收费情况还有审批情况等。其次就是对临床试用表单的审批，其中主要包含的内容就是医用耗材的名称、商标名称和试用情况等，除此之外还要对科室负责人和医院管理人员的签名进行落实。
　　（二）采购环节中的档案管理。首先上就是对供应商资质文件等档案进行管理。供应商资质上的相关资料中不仅要具备企业法人的相关工作证件和许可证件，还要有厂家授权许可证等。其次就是对产品资质上相关资料的管理，其中主要的内容就是对产品认证书、医用耗材注册证、消毒合格许可证书等。
　　（三）采购完成后的档案管理。在此环节中主要包含了入库验收单。也就是医院在对相关医用耗材进行获取后，也要执行严格的验收手续，对供验货的厂家、数量和相关生产型号等内容进行有效审核，在对高值耗材进行审核的过程中还要对其说明书和条形码等进行检查，只有这样才能更有效地落实档案管理。在此外在查验工作结束以后，还需要根据上述查验内容对验收表单进行填写。如果在实际工作中耗材出现质量或包装等问题，也要在的第一时间和供应商进行联系，对于需要退回的耗材要及时通知供应商落实，从而督促其整改。在此环节中，需要对不合格表单进行填写。另一个比较重要的环节就是对使用反馈表单的填写。在对医用耗材的使用（下转第148页）（上接第142页）环节中，如出现不良反应报告的，需要科室对这一问题进行及时反馈，并填写医疗器械不良事件报告表，在此环节中的报告表既可以当作是日常工作，也可以采用日常汇总的工作形式，最终对于这些问题都应该由医院的采购部门和供货商之间进行联系，并对当前的问题进行更有效的处理。
　　三、对医用耗材档案的开发和利用
　　在对医用耗材供应商的资质档案建立环节中，还要为后期的医疗工作提供有效的帮助，所以只有在实际管理和开发中实现精细化管理才能实现其工作价值和意义。所以在对医用耗材资质进行管理的过程中，我们也可以采用以下方案对其进行开发和利用。
　　（一）为医用耗材的采购和审批提供更多有效的依据。医院对新耗材进行选购之前，需要实现对各种资质证明进行审核，通过此种方式实现耗材合法性的明确，只有这样才能确保对设备或是耗材投入到临床中进行使用，所以对项目审批的环节中也要对上述材料进行有效提供，最终为决策工作提供更准确和有效的依据。
　　（二）给采购招标工作提供必要的依据。医用耗材在医院临床经试用适合后，医院应和供应商开展谈判工作，对相关产品档案进行审阅，并确定双方的供货方式及价格等，确保新耗材的准入及相关记录有迹可循。
　　（三）为供货方的年检中提供更准确的依据。对耗材采购环节的档案管理，医院需对供应商的相关资质证明进行存根，对此环节中出现的问题进行记录，从而在今后的耗材年检环节中提供更为准确的工作依据。
　　四、结束语
　　综上所述，在当前我国医疗工作和技术水平不断发展的背景下，医用耗材的管理问题应受到医院或医疗机构的关注与重视，在今后的实际工作中，医院应把医用耗材的档案管理向更为精细化的方向发展，从而为耗材的使用后续出现的各种情况提供更大的帮助。这样不但要求供应商的资质档案文件要始终贯穿于对耗材的管理中，也是实现医用耗材安全性的有效措施。通对本文的研究，相信广大医用耗材管理者和档案管理人员对这项工作有着更准确的认识，实现对医用耗材管理水平的有效提升。
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