对当前机关事业单位数字化档案管理现状及措施探讨

　　摘要：档案管理是机关事业单位工作的重点，对机关事业单位资料收集、保存，日常工作开展有着重要意义。随着网络技术和电子信息技术的发展成熟，数字化档案管理模式越来越多地被应用到机关事业单位的档案管理事务中，但是由于技术条件和一些客观因素、主观因素的制约，当前机关事业单位数字化档案管理存在很多问题。通过对数字化档案管理的现状、问题分析，探讨对应的措施和改进方式，为机关事业单位数字化档案管理工作作出一定的建议参考。
　　关键词：机关事业单位；数字化档案管理；对策
　　一、机关事业单位数字化档案管理现状和问题
　　（一）档案数字化管理专业人才缺乏
　　当前很多机关事业单位的档案数字化管理工作主要依靠具有一定资质和实力的档案扫描公司，机关事业单位仅仅提供管理、监督和指导服务方面的人力，机关事业单位本身并不具备档案数字化管理方面的专业人才，甚至有的单位的档案管理者是其他部门人员的兼职，档案数字化管理人才结构不合理，高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才缺乏，由于编制、经费等方面条件制约，绝大部分的机关事业单位几乎没有能力自主培养和吸纳高层次人才，人才匮乏的问题已成为影响和制约机关事业单位档案数字化建设的重要因素。
　　（二）技术落后、理念陈旧
　　机关事业单位的工作重心基本上全部集中在本职工作上，对于档案管理的重视程度不够，档案的有效利用率也低，没有在意识层面将数字化档案管理工作提升到与本职工作相等地位的层次上来，进而有关数字化档案管理的理念准备不充分，相应的技术条件落后，即便有些单位实现了数字化档案管理，但都是外接的技术和管理模式，存在很大的弊端。不同的单位对于数字化档案管理的需求和方法是不一致的，而现实中，很多机关事业单位并没有因地制宜，结合单位具体发展实际去制定科学的数字化档案管理方法。
　　（三）缺乏全面、统一的管理标准
　　目前我国市场上的机关事业单位数字化档案管理软件质量参差不齐，有的软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上不完善，在市场上购买的通用软件存在各种各样的缺陷和漏洞，安全系数低、稳定性差〔1〕。与此同时，我国机关事业单位在档案工作中缺乏全面、统一的管理，标准收集、管理信息的技术方法落后，经常性出现档案的目录和细则之间不兼容、软件之间系统不兼容等问题，再加之档案管理人员的专业素质较低，对档案安全存储的意识不足，容易将数据丢失或者损坏，无论是技术开发、还是人员管理都是目前我国机关事业单位在数字化档案建设中难以逾越的困境。
　　二、机关事业单位数字化档案管理改进措施
　　（一）建立数字化档案管理系统
　　机关事业单位需要根据事业单位自身的实际情况，着手建立有效的数字化管理系统，主要内容包括设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等〔2〕。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，也是最基础的工作，稳定成熟的档案管理系统会让事业单位在日后的档案管理工作中节省极大地人力和财力。
　　（二）制定统一管理标准，明确档案管理工作的责任分配
　　机关事业单位只有制定统一的档案管理标准，才能在制度层面保证档案管理工作有序进行，首先要对档案进行明确详细的分类，譬如财务报表、工作计划和总结、员工个人档案和单位发展规划等要进行分门别类的电子信息输入和归档，其次对于档案的提交格式、提交时间等做出明确规定，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序。
　　随着我国机关事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细，纸质档案的数字化转化过程比较复杂，管理工作和任务越来越重，所以迫切需要机关事业单位明确档案管理工作的责任分配，建立科学的奖惩制度，责任到人，谁出问题就找谁，明确一项工作一个负责人，保证人人有事干，事事有人干，强调在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。
　　（三）加强档案安全管理，注重自主技术开发和应用
　　网络世界是开放的，存在很多的不确定性因素，事业单位在进行数字库建设时要选择合适的、值得信赖的设备生厂商和供应商，要建立多重防护系统，加强对病毒和网络黑客的防范，在软、硬件设备上，要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性和安全性〔3〕。同时机关事业单位要加强自主技术的开发和应用，外接的技术始终无法让人真正放心。
　　（四）创新管理方法，加强人才培养
　　机关事业单位的工作氛围的流程性较强，都是按部就班地开展工作，对于创新意识的培养有一定的阻碍，在数字化档案管理工作中，机关事业单位和管理人员不能一直沿用传统的纸质档案管理模式和方法，要推陈出新，结合自身单位发展实际和现代先进管理理念，不断创新管理方法，提高数字化档案管理质量。同时还要加强人才培养，进一步解决档案管理人员的待遇和编制问题，多吸收档案管理专业人才，建立合理的奖励机制，提高管理工作者的积极性。
　　三、总结
　　机关事业单位数字化档案管理在重要资料保存、信息筛选查阅等方面发挥着巨大的作用，对着相关技术的改进和成熟，机关事业单位的重视和投入，数字化档案管理会步入新的发展阶段，智能化、自动化、安全性将得到进一步地提升，档案数字化管理无疑有着广阔的发展前景，尽管目前存在一系列的问题，但有理由相信它会朝着越来越好的方向发展。
　　参考文献：
　　〔1〕王英忠。机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个问题〔J〕。兰台内外，2015（04）。
　　〔2〕朴松子。机关事业单位档案管理的有效策略〔J〕。中国管理信息化，2015（16）。
　　〔3〕潘亚丽。信息化时代机关事业单位档案管理的创新〔J〕。办公室业务，2015（07）。