加强合同管理提升物资管理水平初探

　　【摘要】企业的管理水平影响着企业的生存和发展，高水平的企业管理能最大程度发挥企业每一位员工的作用，并能提高企业的工作效率，进一步降低企业生产成本。合同管理与物资管理是密切联系的，两者有着不可分割的关系。在合同管理中必然涉及到物资方面的合同，在物资管理中合同贯穿始终。不可否认，加强合同管理对于企业提升物资管理水平是具有积极意义的。根据企业当前合同管理的普遍现状，研究加强合同管理的办法，期望能为企业提升物资管理水平提供有益的助推剂。
　　【关键词】企业；合同管理；物资管理
　　一、加强合同管理，提升物资管理水平的必要性
　　合同管理是企业管理中重要的一部分，通过有效管理合同能对企业的其他管理工作产生促进作用。特别是一些大型国有企业，每年完成的合同量巨大，物资采購、使用、储备的压力也大。企业有关物资的经济活动是从合同中体现出来，合同管理的加强能对企业所需的物质采购、使用、储备行为进行优化，这种优化是以合同为基础的。加强了企业的合同管理工作，在一定程度上能提高企业的物质管理水平，这对于企业节约成本，提高管理效率，最大程度利用企业资源都是有益的。因此，加强合同管理，提升物资管理水平是现代企业更好立足于本行业的迫切的需求。
　　二、关于加强合同管理，提升物资管理水平存在的问题
　　（一）缺乏完善的合同管理工作制度，对物资管理水平的提升形成一定制约
　　从根本上来说，合同是反映企业经济活动的文本，合同是具有法律效力的，从其签订到履行再到完成，所涉及的每一个部分都有很多法律问题。因此，合同签订、履行、完成需要有一个完善的合同管理工作制度来作为保障，以此来避免在合同进行中某个环节出现失误，有效规避了可能性的损失和风险。从当前的情况来看，大多数企业都制定了相应的合同管理工作制度，但是从实际效果来看，制度的实施仍不够理想。有些企业现在所实施的合同管理工作制度已经不是用于当前大环境，急需完善。由于缺乏完善的合同管理工作制度，对物资管理水平的提升形成了一定的制约。
　　（二）一些企业仍使用落后的合同管理方式和方法，不利于物资管理效率提升
　　一个企业的发展，离不开企业管理方式和方法的发展。一些企业，特别是发展时间长的企业容易存在延续落后管理方法的现象。从合同管理方面来看，一些企业仍使用落后的合同管理方式和方法，合同管理的信息化程度不高，许多合同还是以文本存档的方式存在，还未转化为信息数据保存。同时，物资合同管理等一些合同的合同量巨大，管理难度很高，在信息化程度不高的合同管理方式下，管理效率低下。一些物资管理合同需要公开至相关部门的，由于合同信息共享性不足，这使得合同的履行效率不高，对物资管理效率提升也是不利的。
　　（三）由于企业合同管理机构和专业人员方面存在不足，影响了物资管理工作开展
　　当前，企业的合同管理面临着机构和专业人员两方面的问题，一是一些企业缺乏强有力的合同管理机构，二是企业的合同管理人员的专业性有待提升。首先，一些企业中合同管理机构的职能未充分发挥出来，执行力不强、权威性不足，甚至一些企业缺少专门的合同管理机构，这导致合同管理工作不能集中在某一个机构统一而规范地开展，导致合同管理工作分散。其次，由于合同管理是一项专业性较强并且复杂的工作，因此，合同管理人员必须具有较强的专业知识和专业素养。在长期合同管理工作的不重视企业中，缺少相应的人才，对于一些管理层及较多的大型企业来说，专业人才仍是缺乏的。
　　三、如何通过加强合同管理，提升物资管理水平
　　（一）以完善的合同管理工作制度为基础，提升物资管理水平
　　物资管理的整个流程中都必须贯穿合同，比如物资供应合同、物资采购合同、物质资设备合同等等，物资管理水平的提高必须以完善的合同管理工作制度为基础。一方面，企业需要构建合同管理工作制度，并根据企业的现实情况，借鉴其他企业、国外先进的合同管理工作制度，改变当前的工作模式。另一方面更需要完善整个制度中的各项流程，特别是合同审查流程。企业采购物资管理工作中，合同管理的一项重要内容就是加强对合同的审查，保证合同的签订以及内容是符合企业发展所需的，并且它的执行也是符合相关发展规定的，这对于企业的一些重大型物资采购合同来说尤为重要，因为这类一般涉及到的金额都比较大，对于企业的发展影响也很大，因此，对于企业来说就必须重视它的合同管理工作，对合同中的各项内容设定都有严格的审查，必要时还可以由专业化的法律顾问介入其中，减少因为合同所产生的纠纷现象发生，从而维护企业的自身合法利益。〔1〕合同管理工作制度的完善，带来的是合同管理流程的规范化，这对企业提高物质采购的质量，减少物资管理的合同风险，强化物资相关合同内容的把控都有积极意义。
　　（二）以信息化的合同管理为补充，提升物资管理水平
　　对于一个企业来说，只要在合同管理上下足够的功夫，并且能够规范并科学地进行合同管理，那么这些工作对企业物资管理水平的提升必然是有促进作用的。企业的合同管理要逐渐向信息化的方向发展，进一步去提高物质管理效率，在高效率的基础上提升物资管理水平。例如充分使用ERP管理系统，将客户、项目、库存和采购供应等管理工作集中到一个平台来开展，国网湖南省电力公司对此做了有益的尝试。为减少各单位的工作量，合同管理人员加强与物资计划部门联系，超前了解每个批次计划上报情况，积极关注每批次招标进度，主动协调回传中标结果，提前从国网电网公司MDM平台下载新中标供应商，及时在ERP系统创建供应商，为各单位在ERP中创建订单提供保障，确保合同及时、准确签订；同时优化业务流程，把多年来由各单位报送合同审批表转变为通过ERP系统导出数据编制审批表，既减轻了工作量，也达到对ERP系统数据进行校验的作用。〔2〕这对提升企业物资管理水平有着积极意义。
　　（三）以坚实的合同管理机构和专业人员为依托，提升物资管理水平
　　提升物资管理水平，企业需要以坚实的合同管理机构和专业人员为依托。首先，企业应设立独立性较强的合同管理机构，统一开展企业的合同管理工作，对于大型企业，需要分层级设立相应的合同管理机构，使得合同管理工作落实到部门，落实到个人。其次，要引进和培养专业的合同管理人员，不仅在招聘时就有针对性的补充到合同管理的队伍之中，还应该在企业内部多开展合同管理的业务培训，提高合同管理人员的专业素质。最后，合同管理机构和专业人员应有狠抓合同审核的意识。在物资合同方面，主要就资金来源和合法性开展审核。加强资金来源的审核，签订合同必须有年度或月度计划，没有计划的，必须要有计划变更的审批，这种做法与企业的生产经营计划紧密结合，是合同管理与经营管理相融合的典型表现，同时，加强合同合法性审查，合同合法性审查的内容有：主体是否合法，内容是否合法，标的是否合法，意思表示是否真实，条款是否完备，文字表述是否规范，审批手续和形式是否完备。〔3〕以坚实的合同管理机构和专业人员为依托，提升物资管理水平。
　　四、启示
　　在当前经济新常态的大背景下，企业管理被提到了一个新的高度。如何加强企业的合同管理，提高物资管理水平，成为了越来越多企业考虑的问题。在合同管理和物资管理不可分割的基础上，企业需要从合同管理工作制度、合同管理的信息化、合同管理机构和专业人员为切入点，进一步以合同管理促进物资管理的发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕吴秦文。规范合同管理提升物资采购质量〔J〕。科技资讯，2015，26：121122。
　　〔2〕邱爱军；刘婉澜。运用信息化手段，提高物资合同管理效率〔J〕。科技信息，2013，36：2123。
　　〔3〕程先民。加强合同管理，规避经营风险〔J〕。财会研究，2011，09：2326。