浅谈如何重视和加强档案资源建设

　　一、新形势下档案资源建设的重要性、迫切性
　　档案资源建设是档案工作的基础，是档案工作赖以生存和发展的必要因素，是档案事业的永恒主题。加强档案资源建设，充分挖掘、整合档案信息资源，建立齐全完整、丰富多样的档案资源体系，是档案事业科学发展的要求，也是档案部门服务党和国家的中心工作及服务社会、服务公众的根本途径。各级国家综合档案馆是档案资源建设的主体，目前的档案资源建设还处于起步阶段，潜力很大，还有许多领域等待去开拓。面对新时期形势任务需要，必须充分认识档案资源建设的重要性和紧迫性，加大档案资源的建设力度。
　　二、档案资源建设存在的问题
　　（一）档案资源不丰富。传统的档案工作缺乏大档案意识，主要围绕党政机关的需求而进行，保存的档案主要是纸质的文书档案、会计档案，其它种类和载体的档案被忽视。由于多年来档案搜集整理面太窄，加之有些部门从方便利用的实用主义出发，不按规定向档案馆移交档案，致使档案资源流失，或分散在各单位不能集中统一管理，从源头开始就埋下了档案馆资源量小、种类单一、档案共享程度不高的隐患。以县级综合档案馆为例，绝大多数保存的档案有十万卷，但有的只有二、三万卷。
　　（二）档案结构不合理。受传统管理模式与思维定势影响，加之大部分基层国家综合档案馆库房面积不足等原因，长期以来，基层档案馆保存的档案不仅数量有限，而且结构单一，不够合理。从档案来源看，几乎全是机关单位移交过来的档案，企业、社会组织、民间的档案少。从档案门类看，文书、会计档案多，专业档案、专题档案、特色档案少。从档案载体看，主要是纸质档案，电子档案和照片、录音、录像以及实物档案少。
　　（三）档案整理质量参差不齐。馆藏档案都是由基层单位移交进来的，各单位档案人员业务水平不一，有的没有经过专门培训，单位之间档案整理质量存在不小差别，很多在分类标准、保管期限划分、排列顺序等方面不规范。档案馆接收这些档案时很难做到逐一检查，或者即使发现有问题也不好再重新整理，这样就对将来档案的管理利用造成不利影响。
　　（四）档案管理技术落后。目前，基层档案馆的管理手段主要还是原始的人工管理，现代化管理手段与模式运用较少，工作效率不高。少数利用现代管理手段的也只是做到了文件级目录录入或对部分档案进行了扫描，距离完全数字化管理还有很大差距。有的档案部门虽然开通了档案网站链接服务，但只是链接到相应的网址，并没有实现档案资源的在线检索阅览。即便有个别能在网络上查询档案信息的，信息量也很少，并且每个档案网站都各自独立，相互间不联网，形成信息孤岛。
　　三、加强新时期档案资源建设的措施
　　（一）制定国家档案资源体系建设的一体化发展战略。以中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》和国家档案局、中央档案馆《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》为依据，从宏观和全局出发，高起点、全方位规划制定档案资源体系建设的一体化发展战略，界定档案资源体系建设的内涵与外延，统筹规划国家档案资源体系的总体规模、构成要素、建设进度和预期效果，规范档案收集、整理、保管、查阅、移交进馆、开发利用以及电子录入、扫描、上网查询等各个环节，制定一套系统的档案资源体系建设标准，以便全国档案工作者能够有章可循。
　　（二）丰富馆藏，优化结构。各级综合档案馆要树立大档案意识，扩大档案接收、征集范围，建设资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库。在认定档案的归档范围方面要解放思想，放宽视野，宜宽不宜窄，凡是有意义、有价值的档案资料都应该收集归档。判断档案的价值不能只站在当前需要上看，要着眼未来。许多档案一开始感觉平常，但随着时间的推移，其价值逐步显示出来。因此，档案接收、征集工作要走出传统档案收集狭隘的圈子，适应当今经济社会多元化发展的要求，在扩大征集范围、优化馆藏结构上下功夫。在档案门类上，不仅要接收文书档案，还要接收专业档案、科技档案、民生档案和重大活动、重大项目建设档案，满足当前与今后经济社会发展需要。在档案载体上，无论是纸质档案，还是电子、照片、录音、录像、实物档案等都要接收进馆。要打破传统的重视机关档案忽视民间档案的观念，把视野拓展到全社会，对散存在民间的珍贵的、特殊的档案，如诗书字画、文物、文献、族谱、传记、手工艺品等一定要给予重视。只有这样才能不断丰富馆藏，优化结构，满足群众多样化的需求。
　　（三）加强培训学习，提高档案队伍素质。搞好档案资源建设，人才队伍建设是关键。档案管理是一门专业性很强的工作，作为一名档案工作者，要爱岗敬业，潜心钻研业务，成为工作的行家里手。知识经济时代，新的技术环境和服务模式对档案工作者提出了新的要求。档案工作者要与时俱进，跟进学习，不断改善知识结构，掌握新知识、新技術，全面提高综合素质。当今信息技术快速发展，计算机技术在档案管理中的运用，彻底颠覆了过去档案的整理、归档、查阅都是以手工抄写为主的管理方式，这就要求档案工作者结合自己的岗位工作，注重现代科技的学习掌握，具备计算机、网络、软件、数据库等方面的知识技能，善于用现代科学管理手段来管理档案。
　　各级档案局（馆）还要加强对辖区内基层单位档案工作人员的业务培训指导。基层单位的档案工作是档案资源建设的基础环节，国家综合档案馆保管的档案都是由各个基层单位移交进来的，基层单位的整档水平决定着档案馆里档案的质量。因此，档案局（馆）要通过举办培训班、检查指导等方式对基层档案人员培训指导，使各单位档案员熟练掌握业务知识和技能，保证档案整理的质量。最近几年，上级档案部门要求档案员接受任前培训实现持证上岗就是一个十分必要的措施。
　　（四）整合档案资源，实现资源共享。整合档案资源，实现档案资源共享，是档案馆资源建设的一项重要内容，也是档案事业发展的必然趋势。档案资源整合的基本途径主要是整理与组合。首先，要将馆藏档案进行规范化管理，进行科学分类、编目造册、统计、编制检索工具等，档号编制要科学规范，档案排列有序、整齐美观，方便查找利用。其次，要采用先进的科技手段，将馆藏档案进行数字化处理，建立档案数据库，为实现资源共享打下坚实基础。这是难点，也是关键，需要大量的人力、物力、财力作保障。再进一步，就是要构建档案信息化、网络化工作平台，进行一体化的管理，整合档案馆档案资源，实现档案资源网络共享，从而打破过去档案信息服务的时空限制，使档案的价值得到极大增长，更好地服务社会。
　　（五）搞好资源开发，拓展档案的服务功能。档案工作的目的是记载历史、传承文明、服务社会、造福人民，实现这一目的手段和途径是搞好档案利用服务。如何发挥档案的作用，把死档案变为活信息，更好地实现其价值，需要档案部门开拓思路，开发档案资源。为社会提供查档服务，是档案馆最基本的服务，但这种服务是等待的、被动的服务，档案工作人员应当在做好这种服务的同时，增强主动服务的意识，自觉开发档案信息资源为社会服务。这就需要用心去熟悉所保管的档案，在此基础上做一番分析、系统、综合、归纳、提炼的功夫，编研出新的成品。可根据馆藏汇编一些领导关注的经济、社会问题的材料，为领导决策提供服务。可结合当地历史与现实，利用馆藏档案资料以及文化名人及其作品等资源，编研出具有较高利用价值的著作、专著。可围绕一个宣传、教育、纪念主题搜集档案素材举办展览活动。这样就提高了档案服务的主动性、针对性、现实性，提升了档案的价值。同时也以生动的实践活动宣传了档案工作，增强了社会的公共档案意识，让档案走进越来越多人的心中。
　　【参考文献】
　　〔1〕扎凡。加强档案资源建设促进档案利用工作〔N〕。中国档案报，总第2068期。
　　〔2〕王小兰。十二五期间国家档案资源体系建设发展战略之我见〔J〕。中国档案，2011（02）。