浅谈对工程项目档案全过程管控的几点见解

　　【摘要】近年来，随着社会经济的快速发展，我国工程建设项目呈现逐渐递增趋势。如何做好工程项目档案全过程管控，确保工程项目档案齐全完整规范，显得尤为重要。本文从建设单位档案管理角度出发，结合工程项目档案全过程管控的重要性及管控现状分析等内容，提出几点见解，进行分析探讨。
　　【关键词】工程档案；建设单位；档案管理；全过程管控
　　工程项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，包含建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。做好工程项目档案全过程管控，是确保工程项目档案齐全完整的必要措施，也是为建设单位后期改扩建、大小修等工作提供原始依据参考的基础保障。
　　一、工程项目档案全过程管控的重要性
　　工程项目档案是建设项目工程质量的重要佐证材料，也是建设单位后期改扩建、大小修工作的重要原始依据参考。要确保工程项目档案真实、齐全、完整、有效，才能做好工程项目档案专项验收及工程竣工验收工作，进而将档案管理工作运用到建设项目生产运营中去，使死档案变成活的企业财富。如果没有做好工程项目档案全过程管控工作，极易出现项目文件保存不齐全、文件内容不符合归档要求等情形。尤其在项目尾工期间，随着参建单位相关技术人员调离岗位参与其他新建工程，项目文件的收集和整改会更加复杂、困难，出现的补做档案现象也不符合工程建设项目档案真实性要求。
　　二、工程项目档案全过程管控的现状
　　虽然近年来政府及相关单位对于工程项目档案管理工作开始重视，但部分项目参建单位还是会有重工程进度、轻档案管控的思想，加之部分项目档案管理人员业务水平有限，对项目档案过程管控缺乏管理经验，导致工程项目档案在全过程管控方面还存在一些困难，主要体现在以下几个方面：一是项目前期阶段建设单位没有设立专门的档案管理部门或机构，档案管理职责权限划分不清晰，导致各责任部门各自为政，前期管理性文件分散存放，极易丢失。二是项目施工阶段各参建单位习惯性按照各自的经验来自行制定表格形式及填报内容，忽视了行业是否出台新的规范性文件及本工程项目文件格式要求。三是项目施工阶段各参建单位对档案管理分类归档整理规范理解有冲突，容易出现分类不准确的情形。比如隐蔽施工验收记录是单独组卷还是作为检验批记录的附件部分组卷的问题等。四是各参建单位资料员职责不清晰，部分参建单位为节约成本，招聘的资料员仅负责文件收发流转、存放工作，后期的工程竣工档案则由各专业专工进行整理、分类、移交工作，而建设单位档案管理部门的档案业务指导工作只停留在参建单位资料员层面，导致工程竣工档案整理整体质量不高。五是部分项目工程参建单位重工程进度、轻档案管理的思想还比较严重，导致工程项目文件的形成与项目施工进度不同步，工程竣工后出现回忆录式补竣工文件或文件收集移交不完整等情形。
　　三、对工程项目档案全过程管控的几点见解
　　做好工程项目档案的全过程管控工作，不仅是我们档案管理人员的职责，我们还应当将各参建单位负责人及专工纳入管控责任人范围，把好工程项目档案质量关。想做好工程项目档案的全过程管控工作，要注重做好以下几点：
　　一是建立健全工程项目档案管理体系。在项目管理前期，划分公司组织架构时即确定档案管理职责部门或机构，并根据各部门职责划分，设立档案管理领导小组，确定各部门及各参建单位档案管理三级网络体系及人员名单并及时进行调整，建立工程项目档案管理人员QQ群或者微信群，保持信息传递畅通。细化档案管理职责划分、文件收集范围及归档要求，参与工程项目合同档案条款内容编制工作，设立参建单位档案保证金，制定档案管理考核制度及档案突发事件应急处理办法、督促监理单位根据行业规范及早制定监理典表和单位工程汇总表、规范工程名称及用词等，确保档案管理工作正常有序开展。
　　二是充实档案管理人员队伍。根据各部门和参建单位实际情况，设立专兼职档案员并及时调整更新。积极了解各参建单位项目档案管理流程，并组织参建单位各专业专工及资料员参加档案专业培训，积极了解档案管理行业新动态、新规范。提高工程项目档案管理人员整体业务能力。
　　三是加大档案经费投入。工程建设初期，参建单位一般都是使用彩板房进行临时办公，办公用房比较紧张的前提下，要优先满足档案库房需求，确保工程项目文件不出现乱堆乱放、丢失等情形，并积极做好档案库房八防工作。档案信息化建设搭建方面，也应做好基建MIS系统与档案管理系统的对接工作，方便今后档案管理工作正常开展。档案培训方面，加大培训经费投入，比如组织各参建单位资料员进行互查互学，并组织行业内档案专家进行培训指导等，提前打好工程竣工验收档案管理攻坚战。
　　四是加强项目文件过程管控工作。做好档案管理的三纳入四参加四同步工作。档案人员要积极参与工程周例会，了解工程整理施工进度，调动参建单位各专业专工及资料员对档案管理的重视意识，定期组织档案管理互查互学工作，对施工过程中形成的文件不符合档案管理要求的，要及时组织各参建单位整改解决，未进行整改的，拒付工程进度款。在工程收尾阶段，及时跟进参建单位档案收集、整理进度情况，确保档案收集齐全完整。
　　【参考文獻】
　　〔1〕火电建设项目文件收集及档案整理规范DLT2412012。