档案本质属性研究简评

　　【摘要】档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。笔者简单阐述自己的观点，仅供参考。
　　【关键词】属性；分析；研究
　　自古以来，档案被称之为鞘中的宝剑国王的甲胄以说明对统治者的重要性，而今，又被看作社会的记忆，凸显作为特定媒介建构社会记忆的重要价值，也就此形成了档案记忆观。社会记忆是指人们在生产实践和社会生活中所创造的一切物质和精神财富，以信息的方式加以编码储存和重新提取的过程的总称。随着联合国教科文组织的世界记忆工程以及中国城市记忆工程的开展，社会记忆成为档案的新代言词，全世界的档案工作者逐渐把记忆观念纳入理论框架和实践范畴，愈发自觉地参与到集体记忆的建构、维护与传承中来。
　　值得注意的是，在研究档案社会记忆的相关问题时，需要明确一个前提，即档案的本质属性是原始记录性，与社会记忆有着本质区别。档案是承载社会记忆的重要载体，绝不能与社会记忆等同。在此前提下，开展档案记忆研究能启发人们从社会记忆价值的角度出发思考档案和档案作用，用新的视角开拓与发现档案领域的新知。
　　档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来，档案界又有人提出了几种全新的观点。笔者综合这方面的研究作简要述评。
　　一、原始记录性
　　吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出：档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性。应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件。其二，原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性，因而原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。
　　笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人阅读。而档案则不然，档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。当然，有的原始记录既是文物也是档案，凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。《档案法》第十二条规定，博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
　　也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同？的确，由于文件与档案记录的内容相同文件与档案的物质形态相同，因而文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一，是文件和档案的共同本质属性。所以，文件与档案从本质上来说，则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么文件与档案属于同一概念。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变化，恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
　　二、客观记录的归档保存性
　　查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为档案的本质属性是客观记录的归档保存性构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途徑。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作？对此，张辑哲同志指出：是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。因而将客观记录的归档保存性作为档案的本质属性显然是欠妥的。
　　三、信息性
　　随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为档案的本质是信息。当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性的要求。张辑哲同志也指出：由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上（主要指其内容）是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。
　　应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则是原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
　　四、非现行性
　　傅荣校同志认为：档案的本质属性非现行性，不是由于档案的历史（原始）记录性等属性决定的，而且文件由于其功能作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。
　　很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文件和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。
　　笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识不符合我国实际。因为国外的现行文件是指一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。非现行文件是指处理现行事务已不再需要的文件。而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作是档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有中国特色的。有专家明确指出：我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。笔者认为，由此而認定档案的本质属性是非现行性明显不妥。
　　综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。2013年，我国决定自2013年开始，将把每年的6月9日（国际档案日）作为档案部门的宣传活动日。国际档案日作为世界档案界一个盛大节日，为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机，有助于提升档案在大众、政治家、决策者以及赞助机构中的地位，鼓励新的用户和扩大用户基础，改变档案部门和档案专业的形象，让档案界发挥出最充分的意义，从而建立起更大的信心与社会互动。