如何利用电子档案服务于高职院校行政管理工作

　　【摘要】在信息化时代，我国电子档案开始应用到社会的各个领域，促使其价值得到充分发挥。因为电子档案的使用，各行业具备更大的发展优势；将其应用到日常管理工作中，能为整体提供方便。将电子档案应用到高职院校行政管理中，能促使其服务工作的执行更为便捷。本文对相关要点进行探讨。
　　【关键词】电子档案；服务；高职院校；行政管理工作
　　随着现代社会的积极发展，科学技术得以充分应用，保证各个发展领域的有效执行。在高职院校档案管理工作中，基于传统的管理方式无法符合现代社会发展需求，整体上存在较多缺点。在大数据时代下，需要实现档案电子化，并应用到行政管理工作中，能维护整体的安全性。
　　一、电子档案
　　电子档案是社会组织在实际办公以及管理工作中，基于对计算机等电子设备的利用，通过视频、图像以及音频等多个形式进行传输、储存。与传统档案是相对的。在社会实践发展中，电子档案的使用，具备更高的参考价值。在整体上，具备一定特点。如：电子档案信息为我国的大数据信息，需要利用现代化设备才能对其使用。如：电子档案需要通过计算机等设备才能对信息进行传输，消除了时间与空间上的界限。对电子档案进行保存期间，不需要为空间提出更高要求。
　　二、电子档案服务的优势
　　（一）电子档案的服务，能促进工作效率的稳定提升。基于信息化发展要求，计算机的使用具备更大优势。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，能保证工作效率的提升。比如：使用传统档案，在信息录入的时候将消耗大量人力，还需要利用文字进行储存和统计，无法在整体上维护其准确性。但是，电子档案的使用则不同，基于现代信息技术，实现信息采集和储存，简化了档案的录入和管理工作，也能在整体上增强其可靠性，将其引入高职院校行政管理工作中，将为整体提供较大帮助。
　　（二）档案分享效果得以增强。将电子档案应用到高职院校中，促进行政管理工作的积极发展，也能展现良好服务。对于传统档案，在信息搜索以及提取工作中，将更为复杂，不仅发展中规模更大，实现的长距离档案调节工作也很不方便，从而导致档案损伤等问题的产生。因此，转变传统档案，实现档案电子化，能促进管理工作的高效发展。基于现代化办公软件的应用，各个人员进行档案搜索的时候更方便，增強其准确性，也能获得良好的档案分享效果。
　　（三）降低档案的管理成本。在高职院校中，使用电子档案能为信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和实施要求。使用传统档案对周边环境温度要求高，当处于比较潮湿和干燥环境下，将引发档案问题的产生，并造成更大损失。同时，为了实现绿色校园建设，使用电子档案也能达到资源的节约性，保证档案信息在更安全的环境下保存。
　　（四）提升档案的传输速度。当文件资料数量巨大的时候，基于传统的方式，需要使用车对其运输。但是，电子档案的使用存在较大不同，仅需要利用储存卡，能实现信息资料的传输。所以，在现代化信息技术发展下，实现档案管理工作，并对电子档案进行应用具有十分重要的作用，能提升其传输速度，也能保证整体的安全性。将其应用到高职院校中，进行信息传输工作更为普遍。一般情况下，传统档案信息传递需要邮递方式，在对其传输过程中，受多个因素的影响，将引发文件的丢失或者损坏，也会在整体上造成更大损失。因此，电子档案的使用，不仅能提升传输速度，也能保证信息的安全性。
　　三、电子档案容易产生的风险
　　（一）安全性。电子档案储存期间，占据的空间小，能实现更快的传输速度。但是，该特点也导致电子档案面临损坏和丢失的风险，并造成不良后果。在大数据信息化发展时代，对信息数据进行储存，都是字体和标识。在该情况下，将产生相同的档案，当无法对其真实性进行区分的时候，将给人们带来较大损失。同时，随着网络普及速度的加快发展，导致很多工作存在信息修改现象，所以，其安全性要更加重视。
　　（二）完整性。传统档案中，将其应用到行政管理工作中将出现一些错误，无法对其进行有效修改。对于电子档案，能对大量的行政管理信息进行处理，实现批量工作，能促进工作效率的稳定提升。当发现其存在问题的时候，也能对其有效修改。尽管如此，电子档案储备的环境更为开放，如果无法实现信息更新，将引发信息不足等问题，对其使用期间能导致资料不完整。
　　（三）长期性。在大数据发展下，电子档案成为主要发展趋势，也展现其新的发展领域。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，将发挥十分重要的作用，在整体上，是需要设备来实现的。但是，随着科学技术的不断更新，设备也需要进行更新，当设备产生问题的时候，很难找到适合的硬件对信息资料进行读取和储存，从而影响电子档案的使用寿命。
　　四、传统档案向电子档案转换，服务好学校行政管理
　　（一）构建电子档案。在高职院校实际发展过程中，为了促进行政管理工作的积极执行，需要在工作中，为其建立相关的档案目录数据库。档案目录数据库的成立，能将电子档案和传统档案进行结合，也能在管理工作中，保证人力管理工作的规范性。所以，在实际建设和发展下，需要基于相关要求，为每个文件设计一个电子文件链接，也要为纸质档案设立合理的存放位置，保证档案目录数据库在使用的时候更合理，为行政管理工作的信息查询、检索工作等创建条件。在为其建立电子档案的时候，需要使用更为专业的软件，以促进电子档案使用期间获得更大方便。根据现代大数据的发展要求，可以在使用期间，提供计算机软件，并在计算机中为其设立几个目录，以达到电子档案的存放目的。对于纸质档案和电子档案的接收工作，要以数码照相或者扫描的方式对其储存。当将纸质文件进行转化后，电子档案会在是数据库中产生。针对现存的电子档案，还需要对其备份，以免受各个因素的影响导致丢失等问题。对于电子档案中目录的设立，需要根据其级别和权限，禁止他人对其修改，以维护档案信息的真实性。在这种发展形式下，高职院校师生不仅能查询电子档案，也能维护行政管理工作的有效执行。
　　（二）实现电子档案的应用。为了在高职院校中对电子档案充分应用，需要根据实际发展情況，分析学校的具体条件以及行政管理情况、档案的服务情况和建设情况等。并通过校园网、公共网以及政府服务网等对其服务，保证在最大程度上促使电子档案价值充分发挥。第一，对学校局域网的应用。电子档案能为高职院校行政管理工作进行服务，所以，在实际使用期间，基于对学校局域网的应用，能为其开展服务平台，保证学校的师生都能基于网络访问电子档案，达到信息的共享化。当打开档案目录后，可以输入文件名，以最快的速度对目录进行查询，保证能获得档案信息。第二，政府服务网的使用。在高职院校实际发展过程中，实现行政管理工作，都促进学校的稳定发展。基于政府服务网的使用，为其构建服务平台，能提高学校的实际发展地位，增强其影响力。比如：在服务平台中，教师共享学生的学业情况，实现档案信息的在线使用和在线查询，能为工作的执行提供指导意见，也能根据实际情况促进行政管理工作的合理性，从而为高职院校的积极发展提供保障。第三，公众网的使用。高职院校的积极发展是对社会进行服务，为其构建交流平台，构建电子信息档案，是其中的主要途径。基于公众网的使用，在服务工作中，不仅能满足社会大众的发展需求，也方便学校在开展行政管理工作时，对社会信息进行采集与收集，保证信息资源得以充分应用。同时，在服务工作中，也能有针对性地对行政管理进行调整，维护学校的积极发展方向。当前，通过对电子档案和传统档案进行分析可以发现，电子档案在服务发展中具备更大优势，高职院校也在逐渐转变。但是，电子档案在高职院校行政管理工作中的应用还存在一些问题。在大数据发展时代，电子档案的应用能渗透到高职院校的各个环节中，也能对行政管理工作中的多个问题进行应对，但并不是短期内才能完成的，还需要实现高职院校内各个部门之间的联系，对电子档案充分应用，保证在高职院校行政管理工作中实现电子化工作，从而为高职院校的积极发展提供服务。
　　（三）实现办公自动化系统和档案信息化管理系统的结合。办公自动化系统的应用，是基于计算机技术的使用，实现管理工作，促进工作效率和水平的提升。该系统中为技术资源与信息资源，能在整体上对信息进行自动采集和处理，也能与互联网进行结合，实现信息的综合处理能力。在高职院校实现的自动化发展背景下，电子档案成为学校改革发展过程中的重要资源，面对这些复杂信息，需要将办公自动化与电子信息档案进行结合，以促进电子档案信息管理工作的规范性，也能符合当前的行政管理需要。
　　五、总结
　　基于以上的分析和研究发现，在大数据发展时代，基于工作中的实际要求，实现电子档案的应用，能更好地服务高职院校行政管理工作，也能为工作整体提供方便，满足当前的发展需求，也实现传统档案向电子档案的转变。
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