高校财务处一门式服务体系探究

　　张嫦利杨双双
　　【摘要】目前，高校财务处普遍存在师生报销满意度低、与其他部门信息共享程度低、部门内各科室协同配合能力欠缺等问题。在我国推动实施互联网政务服务的背景下，文章从高校财务处报销现状入手，结合线上线下两个维度探究高校财务处一门式服务体系，分析其优势，并提出实施方案。
　　【关键词】高校财务处；报销；一门式服务体系；信息共享
　　【中图分类号】F810【文献标识码】A【文章编号】10025812（2019）16011102
　　一、引言
　　不论是在核算型还是在管理型财务模式下，报销业务都是高校财务处的基础工作，也是财务处和师生联系最多的业务，直接影响着师生对财务处的满意度。目前高校的财务报销模式主要有四种：手工报销（即传统窗口报销）、投递报销、集中报销、网上报销〔1〕。近年来，随着互联网时代信息技术的迅猛发展，网上报销模式已成为各高校研究开发运用的热点。在成熟的网上报销模式下，报销流程可以实现全部在网上操作，包括信息录入、审批、财务审核复核、现金支付等，同时纸质报销材料应送到财务处，经财务人员审核与网上信息比对一致后，入账归档〔2〕。限于技术原因，多数高校的网上报销模式只实现了不同程度的网络化，尚未达到完全在网上操作的程度。在办理报销业务时，师生来财务处主要有两种情况，一是投递预约报销单，二是取回有问题的报销材料。除了报销业务，高校财务处需要直接服务师生的业务还有〔3〕：（1）二级单位预决算管理工作。（2）科研项目管理工作。（3）专项资金管理工作。（4）学生学费、住宿费的收费业务，校内收费项目的申报审批。（5）教职工薪酬、学生奖助学金的发放。（6）来款的入账、认领和开票业务。（7）往来款项的清理工作。（8）票据的申请、领用业务。（9）网上财务信息系统的技术支持。（10）全校财务人员的业务指导和继续教育培训。（11）提供会计档案查阅服务，提供科研项目申报所需的基本银行存款账户开户许可证、资信等级证书等复印件及财务报表。
　　基于财务处要实现的功能，在核算型财务模式下，高校财务处一般设置计划管理科、会计科、资金结算科等办公室〔4〕。在管理型财务模式下，高校财务处一般设置财务分析与研究科、财务规划科、财务预决算科（财务管理模块）；报销业务办公室、薪酬核算办公室、资金管理办公室、会计档案管理办公室（会计核算模块）；科研经费管理科、专项经费管理科等办公室（业务管理模块）〔5〕。
　　在当前的机构设置下，师生如果需要办理多项财务业务，就需要出入财务处多个科室。在年末、暑假前期等报销高峰期，前来办理业务的师生人数较多，需要在多处排队等候，办事效率较低。同时财务人员需要对接络绎不绝前来咨询和办理业务的师生，工作精力被分散，处理日常工作的效率明显降低。
　　二、一门式服务体系的概念
　　2016年国务院办公厅转发的《推进互联网政务服务开展信息惠民试点实施方案》，提出要加快推进互联网政务服务，运用大数据等现代信息技术，推进线上线下一体化管理，实现政务服务事项的一窗口受理、一平台共享、一站式服务，逐步实现就近能办、同城通办、异地可办〔6〕。在此背景下，高校财务处的一门式服务体系应运而生，该体系包括线上的一门式服务平台以及线下的一门式服务办公室。
　　线上的一门式服务平台是指一个综合的服务网站，整合了与师生直接相关的财务业务，通过信息化技术，以预约报销为基础模块，将预算申报管理、网上预约报销、缴费、查询、信息公布、政策宣传、业务指南、常见报销问题解答等集成在一个财务系统中，师生只要登录一个网站就能办理所有财务业务、查询到所有的财务相关信息。
　　线下的一门式服务办公室是指一个综合的服务办公室，整合了线上不能办理的财务业务，以服务师生办理报销业务为基础，通过设置物流岗、预约报销单现场处理岗、材料收发岗（含预约报销单预审）、咨詢岗等，将预约报销单分配、预约报销单加急处理、收发材料、咨询接待等功能集成在一个办公室。其中，收发材料、咨询接待整合了财务处各办公室的业务，代收各类业务需要递交的材料、代发办理好的各类业务的凭证以及接受各类业务的咨询和提供流程操作指导。
　　三、一门式服务体系的实施方案
　　（一）线上一门式服务平台实施方案。以某重点高校为例，该校利用信息化技术，2012年正式实行网上报销模式，2016年在全校范围内安放自助投递机，同年试行一门式服务体系，经过两年多的时间，现已建成较为完善的一门式服务体系。原先的部门官网主要具备部门介绍、政策宣传、通知公告等基础功能。该校结合线上一门式服务平台需要实现的功能，以部门官网为基础进行技术升级。
　　一门式服务平台集成了网上报销模块、预算管理模块、信息查询模块（教职工收入酬金查询、学生奖助学金查询、来款查询）、票据预约模块（预借开票预约及核销预借票据、到款开票预约）、学生缴费模块（学费住宿费缴费）、教职工缴费模块（党费缴费）、项目授权管理模块、信息咨询模块等，登录平台即可选择进入。其中信息咨询模块采用关键词搜索模式，只要输入关键词即可查询到相关的政策和解答。为了更方便师生预约，网上报销模块利用了人事处关于教职工职称的信息共享、外事管理处关于师生出入境的信息共享、资产管理处关于固定资产的信息共享、教务处关于学生学籍的信息共享等，避免了师生在多个端口重复录入信息。如图1所示。
　　作为基础模块的网上报销模块主要包括以下几个子模块：线上信息录入模块、信息审批模块（开发中）、信息查询模块。线上信息录入模块与项目预算信息关联，在前端控制项目支出，指导师生在预算范围内合理预约报销。师生整理需要报销的票据后，结合项目可支出业务类别，将各项支出录入系统，由系统保存好信息后，生成唯一的预约号和二维码。信息审批模块应实现以下功能：财务报销人员以图片的形式将报销材料上传至系统，选择审批人，提交保存信息。审批人在移动端或PC端登录系统，由系统将需要审批的预约单信息传至审批人，审批人点击查看后进行审批，达到线上审批的目的。如果审批通过，报销人会收到信息提醒，可以打印纸质报销单进行投递；如果不通过，报销人会看到驳回原因，可以修改和再提交。财务处收到纸质材料后，进行物流分配，师生能够从一门式服务平台上查询到预约单的处理进展，包括：预约单已接收等待分配、预约单已分配等待制单、预约单制单完成、预约单处于退单状态等。财务人员在收到纸质报销单后进行审核，如果报销材料无误，将预约号输入财务审核系统自动生成记账凭证，经后续复核人员确认无误后再进行提交，数据传输至银企直联系统后进行支付。如图2所示。
　　（二）线下一门式服务办公室实施方案。继续以该重点高校为例，一门式服务办公室的物理格局设计成开放式办公室，根据功能分类进行划区布置，主要包括物流岗、预约报销单现场处理岗、材料收发岗（含预约报销单预审）、咨询岗等。（1）物流岗负责收取现场投递和自助投递机里的预约报销单，再根据报销业务类型进行分配，并提供物流状态查询服务。（2）预约报销单现场处理岗主要服务两个对象：一是补好材料再次前来投递想确保报销没问题的师生，二是因项目结题、采购急用实验材料等急于办理报销的师生。其中，预约报销单现场处理岗又可根据报销业务类型划分为多个岗位，如：日常报销业务岗、薪酬核算业务岗、外汇业务岗等，根据各类业务的预约量配置不同的岗位人数，合理分流，让师生在一门式办公室快速高效地办理报销业务。（3）收发材料岗整合了财务处各办公室的业务，代收代发各类材料，再转交各办公室。接收的材料有：投递的预约报销单（接收的同时进行预审，现场退回材料不齐的预約单）、报销登记的私车车牌电话变更信息表、项目立项申请表、项目预算调整申请表、开票预约申请单、财务审计查询凭证预约申请单、办理工资卡公务卡申请表等。领取的材料有：有问题需要领回的预约报销材料、办好的工资卡公务卡、财务宣传材料、暂借经费单及境外汇款单等财务资料、申领的票据、学校开户行信息等复印件、打印的财务汇款支付成功凭证。此外，收发材料岗还对复印的财务凭证提供盖章服务。（4）咨询接待岗接受各类业务的咨询并提供流程操作指导。借助于财务操作指南、配备业务经验丰富的人员，咨询接待岗能迅速解答师生的各类财务问题，在对外电脑上现场提供系统操作指导，并解决师生遇到的系统操作问题。如遇到解决不了的问题，可以通过内部沟通给出解决方案。
　　四、一门式服务体系的作用
　　（一）提高了师生对财务业务办理的满意度。该体系设立的目的是方便师生，让师生随时随地通过一门式服务平台办理一部分业务，包括最常用的报销预约业务。当师生遇到线上实现不了的功能时，再前往一门式服务办公室办理，从而提升财务处的服务效能。相对于传统的服务模式，一门式服务体系下师生办理财务业务的时间更灵活、等候时间更少、收到反馈信息更及时、了解财务信息更便捷。以办理报销业务为例，师生可以灵活进行网上预约，线上审批更是节约了师生的时间，可以在审批完成后再投递报销材料，并通过平台查看报销后续的进展。
　　（二）提高了高校的财务管理水平。一门式服务平台通过将业务转移到线上办理，可以方便财务人员更灵活地完成后续审批工作（票据预约申请等），也减轻了财务人员接待师生的压力。一门式服务办公室的设立，让前台（一门式服务办公室）的专人专岗对接一部分师生，后台（其他办公室）的财务人员能够集中精力处理日常业务。
　　（三）促进了财务处和外部多部门的信息协同。一门式服务平台通过连接人事处、外事管理处、资产管理处和教务处等部门的信息系统接口，共用师生在其他部门登记的信息。随着数字化智慧校园的不断发展，财务处与各业务部门的联系不断加强，一门式服务平台的设立促进了各部门之间的信息共享。
　　五、结论
　　高校财务处一门式服务体系在互联网政务服务的政策号召下，借助于互联网时代的技术发展，将部分先前在线下办理的业务整合于线上，并设置线下一门式服务办公室。这种管理模式提高了师生对财务业务办理的满意度、提高了高校的财务管理水平并促进了财务处和外部多部门的信息协同。一门式服务体系以报销业务为基础，拓展了多个业务模块，随着信息技术的发展，该体系的线上部分会整合越来越多的业务，线下的一门式服务办公室的运转也会更加高效。S
　　【主要参考文献】
　　〔1〕李佳。高校财务共享服务中心模式探析〔J〕。商业会计，2018，（13）。
　　〔2〕谢合明，何小敏。高校财务与会计机构分设的实践性探讨〔J〕。会计之友，2016，（12）。
　　〔3〕徐辉，葛欣，张海利。推进税务一门式一网式服务改革的思考〔J〕。税务研究，2016，（12）。