浅议编制学校档案汇编的表述方式

　　顾义芳王锦昌
　　【摘要】开发利用学校档案信息资源，编制好学校档案汇编是档案为教育、教学服务的宗旨。《浅议编制学校档案汇编的五种表述方式》一文分五个部分论述了编制学校档案汇编的表述方式。第一部分是文字叙述式；第二部分是表格式；第三部分是图文并茂式；第四部分是照片集中展示式。这四种编制档案汇编的表述方式，对编制好学校档案汇编起着重要意义。
　　【关键词】编制；汇编；表述；方式
　　一、文字叙述式
　　文字叙述式是一种通常运用表述方式，我校的《学校管理手册》《学校组织沿革》《学校规章制度》等档案汇编就是运用这种表述方式编制而成的，它具有三个特点，一是条理清楚、段落分明；二是主题鲜明、结构严密；三是具体规范、庄重严肃。例如，《学校管理手册》这本汇编就分了章程篇职责篇制度篇三个篇章，每个篇章都分列了具体的条款，在职责篇里，从校长的职责、到分管领导的职责、再到学校每个岗位人员的职责，十分明确。有干部、教职工的管理，有教育、教学工作管理，有学生工作管理，有总务工作管理，还有档案工作管理，所有条款的管理都具体规范。这样的汇编就显现出文字叙述的优点。
　　二、表格式
　　采用表格式来编制的汇编，是我们学校汇编特色之一。2004年学校编制了19912003年学年度《学校班级概况》这本汇编，就是表格式汇编的第一次实践，汇编通过设计年级、学生数、班主任、学科、执教教师、平均分、优秀率、及格率、备注九个栏目，将学校每个学年度的教学情况一清二楚的反映出来。汇编记录了学校每年的教育事业发展情况和每个教师每年在教学过程中付出的辛勤汗水。这本表格式汇编得到了常熟市档案局专家的肯定，2005年《学校班级概况》这本汇编在常熟市档案局汇编评优中获得三等奖。2014年学校又采取了表格式表述方式编制《优秀教师荟萃》汇编。这本汇编又选送参加了2014年度常熟市档案局组织的档案汇编的评奖。这种汇编具有查阅方便，利用率高，佐证力强的特点。
　　三、图文并茂式
　　这种表述方式是我校在汇编编制中的一种创新实践。随着学校教育、教学现代化的不断推进，教育、教学活动过程中运用录象、拍照片来记录活动的过程会越来越多，而且也越来越被领导在工作检查中认可的有效活动记录之一。因此，我校在编制《敬业爱岗的典范朱丽霞》《学校大事记》《教师荟萃》汇编中作了大胆的尝试。一改以前习惯运用文字叙述的方式。《敬业爱岗的典范朱丽霞》这本汇编，就是采用这种表述方式编制而成的，汇编以敬业爱岗的教师为切入点，展示具有高度的责任感和强烈的事业心的朱丽霞老师形象，它以照片和文字的有机融合，展示了朱丽霞教师从教20多年来，在平凡的工作岗位上，尽职尽责，潜心钻研业务，不断掌握现代化教育技术，注重教法学法，兢兢业业，一丝不苟，对教育事业具有热爱之心，奉献之心，始终以学生为本，具有高尚的道德情操，精湛的教学业务水平，赢得学生和家长的信任和拥戴，以此作为学校敬业爱岗的典范，从而达到激励学校老师敬业爱岗的目的。汇编在2012年度市档案汇编评优中获得了三等奖；学校《大事记》汇编的编制方法，也是采用图文并茂的表述方式编制而成的，就是把学校大事活动的照片，有机插入文字的叙述之中，这样翔实记录了学校、教师在教育、教学过程中留下的光辉足迹。这样编制的汇编形象、直观，使读者有身临其境的感觉。2014年学校编制了跨度100多年的学校《大事记》，就是采用图文并茂式，内容翔实、历史资料丰硕、展现了100多年来学校发展的历程。汇编在2014年度市档案汇编评优中获得三等奖。2015年此汇编荣获苏州市档案文化精品奖。《教师风采》这本汇编同样采用了圖文并茂式将常熟市大义中心小学市、镇学术学科带头人、教学能手、从教满30年、40年的老教师、近年来评选出的十佳教师、名师课堂、教师才艺、1989年以来荣获镇级、市级、地市级、省级乃至国家级表彰的教师和1994年实行机关、事业单位工作人员年度考核制以来荣获年度考核优秀等级的教师、教师的文章获奖发表情况等汇集在一起编制而成的。汇编分了十四个部分六个大类编制而成的，汇编清晰、直观、全面展示了常熟市大义中心小学校教师的精神风貌，记录了常熟市大义小学教师的昨天、今天、灿烂的明天汇编同时体现出了档案承载历史延续文明，彰显出了学校档案文化的内涵。
　　四、照片集中展示式
　　照片集中展示式这种汇编的表述方式，是我校在汇编编制过程中的又一种创新尝试。2011年，学校编制的《毕业学生纪念册》就是运用了这种表述的方式，汇编分五个部分展示，一是校园风貌；二是班级学生集体合影；三是班主任及任课老师照片展示；四是班级活动剪影；五是每个学生学习精彩瞬间照片展示。这种汇编的特点是选材范围小，以一个班级为一个整体。其次是展示面广，把班级的每一个学生、任课老师都展示出来，再则是形象、直观、完整。这种汇编抓住了学生年龄、爱好的特点，一本汇编就像一本影集，特别受到学生、家长的青睐，有着特别的纪念意义和保存价值。
　　探索与研究学校档案汇编编制的表述方式，对提高档案汇编的编研质量起着重要意义。
　　【参考文献】
　　〔1〕于晓庆。企业事业单位档案管理基础〔M〕。内蒙古人民出版社，2001，6。