浅论干部人事档案的整理

　　【摘要】干部人事档案的整理工作是对干部的家庭背景、工作状况、思想作风等各方面的总结，是评价干部工作能力的主要依据。本文针对当前干部人事的整理工作进行了全面的分析，结合新形势下的工作要求，论述了干部人事审核中的注意事项以及目前干部人事档案整理时存在的主要问题。
　　【关键词】干部人事档案；整理工作
　　干部人事档案整理工作是档案管理的基础性工作，它是按照特定的原则和方法，把搜集的材料进行分类、鉴别、排序、编目、技术加工并装订成册。在以后的人生經历的基础上可对其进行补充整理。干部人事档案的整理是否合理、完善，直接关系到人事档案的质量高低，以及影响档案利用的效率。因此，干部人事档案的整理工作是一项极其有意义且需要认真对待的工作。
　　一、干部人事档案的整理工作
　　（一）人事档案整理工作的原则。干部人事档案的整理工作应做到一丝不苟，遵从以下几个原则：一是真实性。这是最基本的原则，保证档案材料的真实性和可靠性，不弄虚作假，才能提高人事档案的质量和可参考性，否则则会失去档案整理的实际意义。二是规范性。档案材料的整理一定要做到规范，材料的鉴别分类及加工制作等必须按照一定的工作原则进行，保证工作程序，档案内容的规范。三是完整性和精炼性相结合。档案材料的收集要全面完整，细致准确地对材料进行分类整理，但是对于利用价值小、不应归档的材料要予以剔除。
　　（二）干部人事档案整理工作的要求。干部人事档案整理工作的要求主要有以下两点：一是鉴别认真，分类准确，编排有序，目录清晰，加工规范，装订整齐。二是档案整理人员必须履行党的方针政策，提高自身素质，加强专业知识的学习，熟练掌握档案整理工作的基本流程，方法技能，认真负责地做好整理工作。
　　（三）干部人事档案的整理步骤。1。查核材料。对搜集的材料进行全面审查，缺少的材料要补齐，一定要保证材料的完整性。2。分类排序。干部人事档案的合理分类有利于归档储存，便于查找整理。干部人事档案可分为干部履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、党团材料、奖励奖章材料、处分材料、录用任免聘用退休等材料和其它材料。3。技术加工。为了便于长期保管和装订，应对一些损坏，褶皱的纸张进行加工处理，之后再进行归档。4。编类序号。在对材料进行分类排序后，为了确定材料的固定位置，应对其编序号、类别号和页码。5。登记目录。目录在档案的首页，是材料位置的索引。所以在档案材料的分类排序、编类序号之后，应对材料进行编写目录，使材料的位置更加清楚明了，便于查找。6。装订成册。只有装订成册才是一份完整的档案材料。7。编写类序号。类序号写在档案材料首页的右上角。页码写在每份材料的右下角。8。复查验收。对档案材料的复查验收是干部人事档案整理工作的最后一步，只有对最后的材料进行全面系统地把关，才能确保档案质量不会出现问题。对于复查验收合格的档案需进行入库。
　　（四）干部人事档案整理的注意事项。第一，在干部人事档案整理过程中应注意信息保密。档案涉及个人的生活、学习、工作等各方面的信息，有些属于个人隐私，在整理过程中应注意信息安全。第二，应做到信息准确，整理人员不得擅自涂改伪造档案材料，对于档案关系调动应按相关程序进行，并做好备案记录。第三，不得擅自销毁处理档案材料，对于需要剔除的信息材料，应向领导报备审查通过后方可进行处理。第四，在整理材料的过程中一定要小心谨慎，防止材料信息的丢失和泄露。
　　二、干部人事档案整理存在的主要问题
　　（一）档案载体不统一，纸张尺寸不合理。《干部档案整理工作细则》要求我们，档案应做到平整规范，针对纸张太窄或者是破损没有空出装订线的材料，应在左边缝一条纸边，不符合尺寸标准的材料要进行裁剪、缝补，加工处理等。通常材料所用纸张为A4纸，不容易被裁剪并且要保证字不被破坏。对于尺寸较小的纸张需要进行托裱技术处理，这种加工技术的繁琐性导致档案损坏，不整齐问题的出现。
　　（二）档案的保护，保密工作不到位。档案装订成册时需要打孔穿线，可能会破坏到纸张。并且对于装订成册的材料也不是固定不动的，每年需要补充新的材料进去，这样反复的拆装会导致纸张的破旧甚至破坏。另外，当查阅者需要查阅自己的某一部分档案信息时，由于是全部的信息装订成册，有可能会看到不该看到的信息，不利于信息的保密工作。
　　（三）反复拆装，重复的整理。从单个人的人生履历来看，至少每隔两年就会补充一次信息，每次的档案整理都要经过分类排序、技术加工、编类序号、装订成册等比较繁琐的步骤。而一个人的一生要经过几十次的档案更新。如此反复拆装，不仅破坏了档案的本来面貌，还会使档案管理者无暇顾及档案本身的信息，减少了积极性，可能会整理不到位。
　　三、干部人事档案整理的改进措施
　　针对以上档案整理的弊端分析，可提出以下几点改进意见：第一，提高档案管理人员的整体专业素质，树立积极工作认真负责的心态，保证档案工作有效、合理、完善地展开。第二，规范用纸标准。相关部门应加强宣传和管理力度，规范统一的用纸标准，避免出现纸张大小不一、不方便整理的问题。第三，加快档案管理工作的信息化建设。加快建设网络档案的步伐，削弱纸张档案发挥的作用，在网络进行信息的更新和备份，加强信息安全保护措施，这样能有效减少纸张档案管理的人为因素。
　　四、结束语
　　做好干部人事档案管理工作，有利于提高档案管理者的工作胜任力，培养优秀的管理人才。这项工作需要我们持之以恒努力去做好。
　　【参考文献】
　　〔1〕中共中央组织部。关于印发《干部档案整理工作细则》的通知（中组发200912号）〔Z〕。