采购经理如何提高工作效率

　　导语
　　采购工作太繁杂，每天要面对无数的内部客户和职能部门，组织协调数不清的会议，解决众多的供应商问题，还要做各种采购项目，工作中累积了太多的待办事项，脑海中被各种紧急而漫无头绪的事情装满了，每天的工作就像救火队员，整个人都仿佛变得异常沉重，甚至连生活气氛都被影响的非常紧张，该如何突破呢？
　　作者：FoySong
　　经历过国企、民企及外企各种体制的资深采购人，曾负责诺基亚、微软亚太区市场营销服务采购，现任英国培生集团大中华区采购总监，主管全品类间接采购。
　　作为一名个人贡献者（individualcontributor），采购经理总是非常忙，时间仿佛永远都不够用：每天要面对无数的内部客户和职能部门，组织协调数不清的会议，解决众多的供应商问题，还要做各种采购项目，更别提那些花在数据分析、流程控制、采购战略、采购计划，采购报表，寻找采购机会以及自我学习等等方面的时间了。
　　作为采购的你有没有这样的经验：工作中累积了太多的待办事项，脑海中被各种紧急而漫无头绪的事情装满了，每天的工作就像救火队员，整个人都仿佛变得异常沉重，连生活气氛都被影响的非常紧张。而另一方面，你是否也曾有过这样的体会：当你出色地做完一个重要的项目，那种长舒一口气，无事一身轻的轻松体验，连走路都是心怀喜悦呢。
　　实践证明，作为一名职场人士，你的幸福感很大程度来源于你工作的成就感。高效地完成工作，是获得成就感的重要因素。今天我们就从实践的角度，谈谈采购经理如何提高工作效率，让自己每天都生活在幸福感中。
　　工作中可以使用的方法
　　1。经常使用待办列表（TodoList），把待办的事项按照紧急和重要性分四个象限列明，并给每个待办事项设定完成截止日。Windows自带的附件程序中有个叫做StickyNotes的工具，用来记录待办事项非常好用。它可以固定在电脑桌面，这样每天上班一开机你就可以对你要做的工作一目了然。你还可以多添加几个StickyNotes在桌面上，比如定期把已经完成的项目移入完成列表，这样看着已完成项目不断在增加，也能增加你的成就感哦。
　　2。要事为先和以终为始，这是《高效能人士的七个习惯》所提出的两个首要原则。采购经理应该经常回顾自己的代办列表和完成列表，定期分析自己工作的时间占比，追踪时间是否放在那些真正有价值的地方，看看时间浪费在哪里。经常这样反思和优化，你就能养成结果导向的工作习惯，大大提高工作效率。建议大家每周给自己安排固定两小时的发展和创新时间，让自己从琐事中安静下来，考虑自己在哪些方面做的还有欠缺，哪些方面还可以做得更好，持之以恒，这将大大提高你未来的做事效率。
　　3。在工作日历中Book自己的时间，给自己一个承诺，要求自己在这个时间段完成某项工作。这样做的好处是，一旦给自己设定了在那个时间段去做某件事，其他时间你就不用忧虑这件事了。这样做的另一个好处就是，在这个时间段，你可以保证自己不被其他事情打断，专心地完成这一任务。往往因为某些原因，我们没有按照预设时间完成某项工作，那可以把这个事项的日程推到下一个合理时间。一般来讲，请尽量不要把单一事件推迟三次以上，以防自己不自觉地养成拖延的习惯。
　　4。为每个采购项目制定严格和清晰的项目时间表。作为采购，一般都会使用项目时间表这个方法，以在项目初期确定什么时候完成SOW定义，什么时候RFP发出，什么时候截标，什么时候招标会，什么时候选定供应商，什么时候合同签订，统一在一个表格中画出来，这样不仅时间点清晰有致，而且责任分明，方便项目的跟踪和管理。
　　5。把你的项目时间表和相关部门商讨和确定。一般来讲，自己头脑中想要做的事，经常会因为难度和时间问题不断推后和搁浅，比如我们在年初都会对自己许下几个新年愿望，比如减肥、运动、读书，但是经常会随着时间推移而坚持不下去。但是当你把想做的事情说给另一个人，就变成对别人的一项承诺，这在某种意义上来说，相当于给自己一些压力，为了实现对别人的承诺，从而更容易督促自己按计划完成项目。
　　6。增加沟通效率。采购的工作要与很多内外部的部门打交道，涉及很多协调和沟通的工作，沟通的效率往往会严重影响你的工作效率。很多人因为沟通的能力问题，把非常简单的问题搞得很复杂，甚至需要领导出来协调解决，这无疑大大降低了很多人的工作效率。另外，沟通能力往往取决于你影响别人的能力和个人气场，努力学习一些领导力的课程，把它们运用于沟通中，往往可以实现事半功倍的效果。
　　7。学会熟练运用办公工具，这包括但不限于电脑打字及运用各种Office和各种系统工具的能力。要知道，这些虽然只是工具，但是对于采购的工作效率也有不小的影响，因为采购工作有很大一部分都是案头工作。很多采购的效率提高不上来，就是因为把大部分时间花在了打字和调整格式上。我们要大幅提高工作效率，必须要达到从熟练运用到专家级运用的转变。
　　8。学会收集和处理大量的信息，并从中找出规律和处理方法，这是提高工作效率的最好训练方法。采购工作注重数据，而在信息不完整和不清晰的情况下做决定往往又是采购必备的能力。经常有意识地训练自己在短时间内收集大量信息，并对其进行整理、分析，然后做出判断，长此以往，我们处理信息和问题的速度将成几何级别的增长。
　　另外，通过习惯和素质的培养，
　　也可以提升你的工作效率
　　1。尝试通过养成一个习惯，在固定的时间做固定的事情，来培养自己的自律能力。自律就是在这个时间段，该做什么就去做什么。比如每天早晨跑步3公里，或者每周参加三次瑜伽课，或者每月读完一本书。想想健身房中那些经常锻炼的身影，大多数都是工作非常忙的企业管理者，就知道，我们不是没有时间，我们只是没有形成自律，把时间在不经意间浪费了。通过培养自律，你会发现时间虽然宝贵难得，但是你能有机地把时间划分成不同的区块，并把它们用在刀刃上。
　　2。找一项你感兴趣的运动，无论是跑步，还是打球，长期坚持，养成习惯。一般来讲，运动的时间，我们的脑力处在修整状态。有机地平衡脑力和体力活动，能让自己的头脑更适于工作，从而在再次投入工作中变得更加高效。
　　3。学会用积极的心态去面对所有事情。工作中少不了挑战，当我们以消极的心态面对挑战时，会发现困难重重，甚至会感觉这是无法完成的任务。而当我们以积极的心态去正面接触和面对它时，你会发现一切都是纸老虎，在你强大的意志面前，一切都是可以攻破的。
　　4。了解一些禅修的方法，训练专注。观察呼吸是最普遍的方式，你可以在坐着或站立时，甚至是在床上躺着休息时，尝试把你的注意力关注在呼吸上，看看能否坚持一分钟，而不被其他的思绪引开。让心慢下来、平静下来，会培育出清澈和敏锐的心，潜移默化地提高你的做事效率。
　　5。扩大心量，你就能做更多的事情，而且做得更快更好。有句话说，你的心有多大，你的路就有多宽。是的，当你真正从小我的意识推广到别人时，你会发现，你一个人可以做多个人的事情，但并不感觉劳累。
　　你有什么提高工作效率的方法，
　　欢迎分享出来供大家参考。