新形势下如何做好海外工程档案工作

　　【摘要】文章通过分析海外工程档案管理的现状和特殊性，提出了一系列相应的解决措施，旨在通过分析，研究新形势下如何提高海外工程档案工作的效率和完整性。
　　【关键词】新形势；海外工程；档案管理
　　伴随我国一带一路倡议的逐步深入，国内工程企业实力不断提升，拓展海外市场的能力不断增强，通过成功交付实施，越来越多的海外工程项目打开了市场和知名度。项目增多的同时加大了海外工程档案管理工作的难度，造成海外工程档案管理混乱。如何在新形势下做好海外工程档案管理工作，促进企业工程的顺利完成，是一个值得细细研究的问题。
　　一、海外工程档案管理概述
　　我们都知道，海外工程档案关系重大，不仅是记录企业在海外发展历史的凭证，更是工程质量和项目安全检查的重要依据，企业的生存和发展离不开工程档案，特别是电子档案，更是对于提高企业勘察设计工作效率的提高起到积极作用。因此，保证海外工程档案管理的质量和利用率，是当前企业发展过程中的重点工作。
　　二、海外工程档案管理的现状及存在的问题
　　（一）海外工程业务人员档案管理意识不强，人员队伍薄弱。海外项目领导和技术人员对于档案管理没有很强的意识，对工程进行过程中产生的文件不够重视，或是只对业主要求的文件进行整理，甚至存在一些技术人员不上交材料的现象，不注重对文件资料的整理和排放。
　　（二）档案管理体系不健全。多数海外项目没有完善的档案管理体系，档案管理工作方面的权责不明确，再加上领导的不重视，进而出现没有直接责任人负责对档案资料进行归档处理的现象。
　　（三）海外工程档案管理标准不统一。根据不同国家的标准，海外工程项目对工程的要求也不同，依据的法律法规也不尽相同，这就使得海外工程在档案管理工作上没有统一的标准。
　　（四）海外工程档案文件归档滞后。受到地域的限制，海外工程档案主要存储在海外办事处或者海外项目部，靠相关人员回国时带回。由于这些人员回国的次数有限，造成了档案归档的不及时，因此文件归档滞后的现象普遍存在。
　　（五）对海外工程档案的监督指导不到位。海外工程档案的管理人员应当对档案工作开展定期的检查，使档案规范化，但是由于地域的限制，管理人员只能通过电话、网络与海外项目部取得联系，很难做到实地检查，发挥不出应有的监督作用，导致国内的档案管理人员只能被动接收档案，甚至会出现档案信息不完整或者不规范的现象。
　　三、新形势下如何做好海外工程档案工作
　　（一）建立完善的海外工程档案管理体系。企业在海外的项目部应当建立一整套工程档案管理体系，明确档案管理工作的权责。工程档案管理体系中，项目经理应当是档案管理工作的主要负责人，明确各岗位人员的责任，细化工作分工，设立项目专职资料员岗位，保证海外资料及时收集、分类整理，认真归档。如资料收集、档案整理等，在各个部门设置兼任的档案管理人员，将各类工程档案报企业本部备案。将项目部经理确定为工程档案管理的主要责任人，是重视档案管理工作的体现，而且完善的档案管理体系，能够极大地推动档案管理质效的提高。
　　（二）完善海外工程档案管理制度。制度是海外工程档案管理的重要保障，也是实现项目管理目标的前提。完善的海外工程档案管理制度能够制约不规范的工作行为，保证档案管理工作有章可循。企业应当制定专门的海外档案管理办法，规定档案管理工作的各项职责和文件的归档范围。同时，针对海外工程档案管理标准不统一的问题，企业应当制定统一的标准和统一的档案管理要求，以实现海外工程档案管理的标准化和规范化。
　　（三）提高人员档案意识及管理水平。一方面，企业应当为海外工程项目配置档案管理人员，专门负责监督工程运行过程中产生的档案文件，加强工程档案的收集、整理和归档等工作，确保档案信息的真实性和完整性。另一方面，档案文件的形成并不只是一个部门或者岗位的工作，而是需要调动每个员工主动参与档案管理的积极性，只有全体员工的档案管理意识提高了，才能真正提高档案管理水平。
　　（四）加强硬件软件投入。为了满足海外工程档案管理的需求，企业应当为海外项目部配备专业的硬件设施，应设置专业的符合要求的档案库房、安装档案密集架用来存放、保管档案，同时配备各种专业的档案管理设备，以保证海外档案的安全和完整。项目部还应当配备一些防止档案毁损灭失的工具。同时，企业应当积极运用先进的档案管理软件，规范档案管理的工作流程，增强档案管理的流畅性。
　　（五）加大档案监督检查力度。针对海外工程档案检查监督不到位的情况，企业应当采取一切有效的措施对工程档案实行实地检查，只有實地检查，才能及时发现项目和档案管理中存在的问题并加以解决，确保档案资料的质量。同时海外项目部应该积极创造良好的网络环境，保证海外项目档案信息顺利的录入网络，并通过系统进行查询和管理。
　　四、结语
　　总而言之，要想做好海外工程档案工作，就必须完善相关的制度，健全档案管理体系，并促进海外工程档案的信息平台建设，同时加强档案的监督检查，以做到权责明确，进而为企业的正常运营提供坚实的保障。
　　【参考文献】
　　〔1〕张连枝。论海外项目档案管理〔J〕。办公室业务，2018（13）。