浅析人事档案的保管与借阅工作

　　陶俊秀张艳红
　　【摘要】本文针对人事档案的含义、人事档案管理在保管与借阅方面存在的问题，探讨了如何有效加强人事档案的保管与借阅工作，使其更好地促进工作的展开。
　　【关键词】人事档案；保管；借阅要求；保管、借阅措施
　　一、人事档案的含义与管理工作之间的关系
　　（一）人事档案的含义。人事档案是指国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的个人档案。它具体地记叙了个人的经历、工作成绩和表现、政治面貌、品德作风等材料，并且是以个人为单位的形式集中保存，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及開具考研等相关证明等方面起着重要作用。
　　（二）人事档案与人事档案管理工作之间的关系。人事档案和人事档案保管与借阅管理工作联系密切，人事档案工作则是指在人事档案管理中的收集、补充、鉴别、整理、保管、利用等各个环节的工作。人事档案是人事档案管理的实际工作对象，人事档案管理工作的好坏直接关系到人事档案的质量。
　　二、目前人事档案管理在保管与借阅方面存在的问题
　　（一）人事档案的保管与借阅制度不完善。人事档案的保管与借阅制度还不够完善，制度的不健全容易使工作流程不规范，不利于人事档案管理朝着制度化、规范化发展。因为档案管理制度不规范，各单位在历史发展中由于管理方式的改变、领导的更替和领导地位的关系变化容易使人事档案在保存方面遭受遗失、残缺，导致人事档案质量得不到保证。
　　（二）管理人员的保管与借阅意识观念不强。很多管理人员对人事档案管理工作认识还不全面，存在一些误区，往往认为人事档案管理工作只是一项普普通通的事务性保管工作，因此对档案的管理并没有非常重视，认为只要做到不泄密，不丢失就行。另外在档案交接工作中存在延后现象，往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，造成没人担责任、没人及时处置等问题。
　　（三）人事档案管理利用范围有限，保管方式陈旧，借阅方式不规范。如今很多人事档案管理工作越来越不能适应事业单位改革的需要。如今社会发展，技术革新快，但档案管理的保管手段却并没有紧跟科技的步伐，很多人事档案管理还仅仅局限纸质化，并没有充分利用现代化的保存技术。仅仅只把计算机当作档案材料的录入机器，查阅效率和发展受限制。
　　（四）人事档案保管内容、材料不全。现有的人事档案材料中真实性不高，人事档案部门对材料没有进行严格地审核，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案利用带来困难。另一方面，人力、物力资源配置不足。由于办公条件的限制往往会出现档案材料损毁，影响档案的使用、美观和完整。
　　三、如何加强人事档案的保管与借阅工作，使其更好地促进工作开展
　　（一）制定并完善人事档案的保管与借阅制度。各单位应制定查阅档案的制度，当面对查看或者借阅人事档案的要求时，管理人员应严格遵循规章制度程序，要求查阅者和自己必须严格遵守保密制度和阅档规定，不能在档案资料上自由涂改、圈划、破损、私自抽拿甚至是撤换档案。查阅者也应加强不泄露、不擅自向外公布档案内容的观念。同时对于违规者应视情节轻重予以批评教育，或追究法律责任。对于人事档案保存管理者来说，应加强对借阅、材料收集、检查和保密等方面的职责，确保人事档案材料的规范化、真实性和保存完整性。
　　（二）加强档案管理队伍建设。应该重视人事档案的保管与管理借阅工作，重视管理队伍的选拔、考核和培训，同时人事档案管理工作者也要树立认真严谨的态度，重视档案保管的重要性和保管、借阅过程中的要求，积极学习现代保存管理技术，同时也要不断增强保密意识，秉公办事、以人为本，遵守档案制度和规范。
　　（三）加强现代科学保管手段，增强人事档案保管的安全性。积极改革保存模式，充分利用计算机。由单一化纸质保存转换成纸质与网络化并进的保存形式。利用现代信息技术建立社会化开放式的人事档案管理模式，积极探索电子数据库管理和声像管理技术，同时应加强对档案查阅过程中的监督，并且要随时补充更新档案，可以通过设置密码等形式来保障档案的保密性。
　　（四）加强人事档案的保管和借阅工作应同步进行。查阅借用中既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需要，发挥其应有的作用，又要贯彻执行保密法规和制度，确保人事档案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理体制，搞好队伍建设，做好基础工作，进一步改善保管条件，努力提高科学管理水平，充分发挥人事档案的作用，使人事档案能够有效地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
　　四、小结
　　人事档案的保管与借阅管理工作任重而道远，它体现了单位人员管理的规范化和制度化，为单位选人用人提供了重要的依据。档案管理者要采取有效措施延长档案寿命，不断完善人事档案的保管与借阅工作，保证档案的全面和真实，并且要贯彻以人为本的科学发展观，不断深化人事管理制度。
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