提升会议的感官体验让与会者接受会议从会议受益

　　提升会议的感官体验，让与会者接受会议，从会议受益。
　　是什么让某次会议显得与众不同？并非钱花得越多越好，关键是它给与会者留下了多少真正值得回忆的体验。
　　许多成功的会议都不遗余力地营造一个总主题，并通过标志、活动、演讲者等途径予以体现且不断强化，试图给与会者留下一个贯穿会议始终的整体感受。
　　为什么不更进一步，把会议的内容和情绪融入你事先策划好的精彩瞬间，从而使与会者记忆更为深刻？
　　充分利用嗅觉、味觉、听觉、视觉，甚至触觉的体验，让与会者把你希望通过此次会议传达的信息带回家去。这样，与会者就更有可能向他人大声赞扬你的会议。
　　01：评估感官体验
　　为了让会议达到最佳效果，你应该对曝光给与会者而形成的一切影像来一次检查，包括开会之前发出的通知邮件及联系人信息、会议本身，以及会后的各种强化信息等。
　　竞选活动中的助选人员常常会把活动的所有细节都事先演练一遍，看看是否有可能失误的地方（无论是湿滑的台阶还是照相的背景）。会议策划方及负责人也应该像他们那样，在自己的头脑中想象与会者可能会碰到的各种细节问题。
　　为了达到最佳的视觉效果，你应该向酒店及其会议中心的员工，索要酒店在不同场合下所使用的颜色及图案的照片，比如休息、就餐、会议等等。你要实地考察并记录下这些颜色及图案的各种组合方案，使会议的主题颜色和图像能够与它们相符甚至互补。
　　为了确保噪音不会打扰与会者的情绪，你应该向会议举办地的员工询问哪里的背景噪音可能最大。这些噪音可能来自酒店自有音乐、其他会议、机器设备、备餐或者是酒店之外。
　　同时，不要忘了与会者感官方面的其他问题，如：厨房和备餐区的气味会飘向哪里？走道铺有地毯吗？地毯的舒适度如何，是厚的还是薄的？会议举办地的标志够大吗？容易理解吗？会议室的座椅感觉如何？有没有足够多的舒适区域让人们在会议活动之间休息和聊天？会议室白天的自然光线如何（自然光线充足有利于提高与会者的情绪）？
　　0：划分感官体验
　　如果与会者坐飞机来参加会议，你要事先驱车沿着他们从离开机场到会议结束回到机场的路走一遭，注意观察他们在逗留期间可能感受到的各种让人欣喜（或是噩梦般）的经历。
　　借鉴一下广告公司创作电视广告时使用的情节串连图板，是一个相当不错的主意。把会议的情节，即与会者的不同经历，按照会前、会中、会后的三部曲结构描绘出来。
　　接着，按照会议的前后顺序，对与会者的每次体验进行简短的描述，并且标明这是一次怎样的体验，是积极的、消极的，还是中性的体验。
　　例如，一次积极的体验可以是：在会议的开幕晚会上抓拍与会者的照片，贴在带有会议主题的告示板上；还可以用钓鱼线穿起来，悬挂在第二天早上用餐的自助餐厅内，作为纪念品让与会者带走。
　　一次消极的体验可能是：与会者必须走过会议室之间长长的走道。
　　中性的体验可能是：那些按照传统的方式装饰的酒店客房。
　　03：多重感官体验
　　写下与会者可能看到、听到、闻到、尝到或接触到的任何事物。想一想：每次体验你能加入多少种感觉，才给与会者留下更为积极的印象？
　　尝试着创造一些低技术含量的感觉体验，例如鼓励与会者更多的互相接触，增加与会者通过握手或互报姓名进行介绍的机会。
　　20世纪90年代末曾经做过这样一个实验：二组人参加了同样的公开活动，不同的只是其中一组人在3个小时的活动中有过2次安全接触（握手、搭手等）。与没有接触的小组相比，有过接触的小组认为活动主办方的工作人员更加能干、服务周到且外表出众。
　　也可以尝试一些稍带技术含量的感觉体验。例如给会议室各个场所注入的香味，要与演讲者和会议主题保持一致。或者在午餐前长达40分钟的重要发言过程中，逐渐将香味从柠檬过渡到橙子然后再到防晒露的味道。发放的讲义也可以带有淡淡的香味，与会议的基调相匹配。当今的科技可以做到加入清新、放松或振奋的香味，不会令人产生过敏反应。
　　会议的策划人和负责人应该将其会议看作是一台戏剧，他们必须考虑看戏的人在醒着的每一秒钟所感受到的各种经历。这样做的好处是，你可以在不增加成本的情况下，仅对计划稍做调整就能够给与会者带来更多的积极体验。
　　04：应对消极体验
　　对于会议室之间的长长的、沉闷的走道，或者类似的消极体验，你可以采取相应方式激发与会者的兴趣和热情，比如在墙壁上粘贴相互关联的信息。
　　在去餐厅的过道上，可以让大家猜一猜是谁获得了大奖，或者谁是晚宴上的特别嘉宾。如果是从会议室到贸易展示区的路上，指示牌上可以出一些由参展商赞助的知识竞赛题，答对的与会者则可以参加抽奖，等等。这样，走在长长的走道上，感到很快就走完了。
　　在会议开始前，可以向潜在与会者寄出一系列明信片（随着会议的临近，寄送的频率也越来越频繁），提醒他们参加这次会议的原因，并促使他们早点报名。
　　例如，如果会议的举办地是一个阳光明媚的地方，那么寄出的明信片可以是在蓝天白云、阳光海滩的背景图片上，写下让与会者准备好接受阳光的热情拥抱等文字。卡片上还可以加入椰油防晒露的味道。同时发送相关主题的电子邮件，让与会者访问你的网站预览会议的内容。
　　05：从头积累体验
　　在好莱坞大片中，最重要的镜头是开场、慢动作、高潮和结尾。由于许多会议的开场都较为缓慢（酒店入住、会议登记、第一次会议前的空闲时间等），而正是这开始的几个小时可能会影响到与会者之后开会时的情绪，会议策划者应该在如何让开场变得更加生动上面下足工夫。
　　让与会者从到达会议举办地的那一刻起，就享受到被照顾和被宠爱的感觉。可以考虑由专人在酒店门口迎接到达的与会者并赠送礼物。让礼物看起来、摸起来或尝起来都令人觉得十分有趣。在他们的房间里准备第二份礼物，比如一份参加竞赛的声明等等。
　　与会者从一开始越觉得被呵护备至，他们在接下来的会议中就越有可能留下积极的印象，就越想参与会议的各项议程中，并且对会议组织中的某些失误更为宽宏大量。
　　在所有的等候区域，无论是签到处还是咖啡区，安排一些吸引与会者眼球的表演，或是可以让与会者拿在手里把玩的一些物件。例如，在签到处让音乐家们尽情演奏从而烘托热情的氛围。
　　想方设法让与会者在到达之后立即参与进来并对会议产生兴趣。最好的方法是，让他们行动起来，让他们周遭的同伴也都行动起来，因为只有付诸行动才会真正有所心动。
　　例如：摄像师可以记录下与会者和乐队的互动，随后在休息室内的电视屏幕上（与视平线等高）循环播放；摄像师可以对与会者进行采访，可以是谈谈会议的某个主题，也可以评论自己喜欢的某位与会者，在随后的等候时间里，在电视屏幕上循环播放这些采访；多位摄影师可以同时为团体和个人拍照。这些照片可以随后拿去进行放大处理，然后挂在与会者会经常看到的中心墙壁上，作为会议蒙太奇进行展示。
　　06：强化感官体验
　　可以考虑在与会者可能走过的那些地方，加入一些具有会议主办方特色的声音。在重要时刻以及需要刺激人们的兴奋度之处，放置一些磁带和便携式的CD播放机，例如，在登记处或晚宴入口处的门内等地方。
　　这些声音可以是与会议主题相关的音乐；或者是与会者在接受媒体或会议组织者访谈时，提到的对会议的建议或对其他与会者的赞赏等声音片断；或者是偷听来的会议领导者之间关于会议焦点的谈话。不时地更换这些磁带，给与会者带来不同的体验。
　　选择合适的主题，来深化会议的目标。这一点也非常重要。某个旨在加强会员团结的庆功会，就使用了成功是甜蜜的这样的主题。
　　可以把该主题复制到你的会议中，具体步骤如下：
　　当与会者进入大厅时，他们就被诱人的巧克力香味所包围，这是从香味喷射机中散发出来的。每位与会者在到达之刻，便会得到一张带有香味的游戏卡。在这张形似棒球卡的卡片上，用棕色的墨水写着某位成员的名字以及他所取得成就的细节。拿到这张卡片的人，需要找到与卡片上所描述的成就相符合的会员。投影仪上同时循环播放着类似的巨幅卡片。
　　找到描述相符的成员以后，与会者可以交还这张卡片，同时得到一张描述其他会员的新卡片。找到描述相符成员最多的前十名与会者，将可以赢得巧克力奖品，游戏卡奖项，以及随后晚间即将颁发的最有价值成员（MVP）的大奖。与会者可以通过麦克风寻求他人的帮助。当与会者互动之时，歌手的演唱曲目自然都是一些与巧克力与运动员相关的主题。
　　将成功的主题贯穿会议的始终：翌日早餐上，所有与会者将会收到两张表格，一张用来填写他们的MVP成就，另一张用来填写他们所崇拜的与会者的成就。
　　填写表格的与会者，都会得到一张带有自己照片的MVP卡片，卡片有海报大小。得票最多的与会者，其海报将在会议的最后一天放大挂在墙上，主持人将在比赛音乐背景中宣布得奖人的名字，然后大家一起跳拉拉队舞蹈，表示庆祝。
　　07：惊喜体验结局
　　在会议开始之前，就可以着手设计会议通讯报的排版，并留出相应版面给演讲者的发言、奖项的颁布以及大事记等。
　　会议通讯报中还可以包括一些促使大家有所行动的内容，如：报名参加下一次会议，或自愿参加组委会等。
　　会议通讯报中应该留下版面，发表会议过程中收集的图片和与会者的感想。将图片和感言放到通讯稿中的空白处，然后在会议的最后一天加上标题并送去快印，这样与会者前脚刚到家后脚就能收到这份意外的会议纪要。也不要忘了通过电子邮件寄出一份电子版的会议通讯报，附上谢谢您的参与等字样。
　　一周以后，给与会者寄出一份由会议参展商提供的大礼包，其中包括参展商的产品，你想传达的信息，再次感谢与会者并提醒他们报名参加下一次会议。
　　很少有会议的主办方采取及时措施对会议进行跟进。在会议结束后的短期内多次跟进的就更是少之又少了。
　　想方设法让你的会议在与会者的感觉上和脑海中留下深刻的印象，这样他们才会积极地参加你主办的下一次会议。