论档案工作在财务管理中的重要性

　　【摘要】档案工作在财务管理中占据重要地位，也是提升财务管理水平的重要途径。基于此，文章从档案工作在财务管理中的重要性入手，探析提升财务档案管理工作水平的措施，旨在提升高职院校的财务管理水平，降低高职院校的运营成本。
　　【关键词】档案工作；财务管理；重要性；提升措施
　　无论是从财务管理工作的性质，还是从财务管理工作对学校发展的作用来讲，加强财务档案管理，提高财务管理水平都是目前经济社会发展的内在要求。学校的发展离不开基础资金的支持，资金流通的各项数据和会计资料等都反映着学校发展的进程。如何做好财务档案管理及财务管理工作，这需要学校从财务管理工作的基本内容入手，加强落实措施，提高监督水平，切实保障财务管理工作的开展。
　　一、财务档案管理的内容
　　财务档案是一种在财务核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种财务记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对财务档案的重视程度，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。会计档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用价值。财务档案管理的内容主要包括：一，资金流通中的各种凭证，如会计汇总凭证、记账凭证等；二，学校的会计账目，如资金的流通状况、内部固定资产账目等；三，学校电算化档案，如移动硬盘、U盘等；四，财务数据库维护的记录情况。
　　二、档案工作在财务管理中的重要性
　　（一）提升财务管理精确度规范学校经济发展
　　档案工作能够全面提升财务管理的精确度和科学性，这种情况下，学校的各项经济活动开展也有了具体的资金投入比值分配，同时，各社会组织对学校资金支出和使用的关注度和监督力度也在一定程度上对学校的资金使用起到约束作用。
　　（二）提升财务管理的合理性降低学校运营成本
　　全面、完整、有序的财务档案，不但可以帮助财务人员反省、检查以往的财务工作，为今后的财务工作提供一定的参考；同时也有助于管理层更好地了解学校的经济运营状况，以便合理规划和安排资金的使用，最大限度降低运营成本，为学校谋求更大的发展空间。可以说，财务档案是学校财务管理工作的重要组成部分，也是评价财务管理水平的基本内容。
　　（三）提升财务管理的有效性解决经济纠纷
　　学校内部财务档案管理工作的落实能够为财务管理工作提供数据支持，进而提升财务管理的有效性，为其经济纠纷的解决提供资料依据。财务档案内包括有学校与其他企业之间各项经济往来的账目情况，完整的数据和报表能够为学校解决经济纠纷提供良好的支持，降低因资料不完善带来的纠纷解决困难，提高其工作的效率。
　　（四）保障财务管理的规范性落实国家相关经济政策
　　财务档案工作的落实规范财务管理行为，为经济政策的制定和落实提供基础数据参考。各学校的内部财务档案都是反映学校的发展历程和基本经济情况，国家能够在其财务档案中了解到学校的发展趋势，并在此基础上制定出符合大多数学校发展的经济政策，推动规范性市场的建立。
　　（五）提升财务管理的灵活性及时应对市场变化
　　财务档案能够为财务管理人员提供数据支持，帮助财务管理人员分析市场形势，进而帮助学校更好的面对市场变化。财务档案可以为学校提供较好的经验指导，同时，其较为完善的经济活动和业务往来的记录为学校的社会关系建立提供了保障。
　　三、做好财务档案管理工作的措施
　　（一）确保学校形成对财务档案管理工作的正确认识
　　1。学校需要组织单位领导针对财务档案的价值展開探讨，在探讨中确立档案的再利用和其利用方向，让领导认识到财务档案对学校发展所能起到的重要作用。领导层也需要对财务档案部门进行专门的价值认识教育，从部门领导者出发，加强其对财务档案的重视。
　　2。学校需要对财务管理部门的工作给予大力支持，让其他各部门配合开展财务管理工作，加强部门之间的合作和联系，提高财务管理工作的科学性，提高其工作效率。
　　（二）提高财务档案管理人员素质
　　学校应以提升学校建设项目财务档案管理为抓手，促进系统内档案员业务素养和业务技能的提升，采取以考促学、找差找茬、培训提问、现场解读、观摩学习等形式和方式提升财务档案管理质量。学校可以通过PPT课件形式，为档案人员培训了《财务档案整理规范等九项档案业务规范》等财务档案管理制度，对重点细则和要求进行解说，使参培人员快捷、有效地规范掌握财务档案管理新内涵。解读后，参培人员举行财务档案知识书面竞赛活动，夯实参培人员的知识基础。
　　（三）加强信息化管理
　　随着科学技术应用的大众化，学校也需要加强新技术在财务档案管理中的应用，完善会计电算化系统，加强对财务管理工作的数据库系统构建，定期进行系统升级和技术更新，以科学技术为依托，提高其财务管理工作的效率。加强库房建设也是确保财务档案管理的有效性的关键，学校需要考虑到财务档案存档所需要的基本条件，建设其能够支持不同类型档案存储的库房，进行纸质财务档案时，需要管理人员加强对库房干燥度和通风工作的重视，而移动硬盘等技术型数据存储设备要求学校加强对其的技术管理。另外，学校还已经应该从用户角度出发，了解用户需求，针对学校对于财务档案管理的不同需求而提供专业的服务与技术支持，建立财务档案信息化管理系统，如图1所示，帮助学生实现标准化、专业化的档案管理，为学校解决统一管理难、集中存储难、相互借阅难、档案安全性差等难题。
　　（四）建立专门的财务档案保管库房
　　财务档案库房应按照国家有关规定单独兴建，没有条件的也应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。加强财务档案管理的硬件建设，库房建设要做到防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光等七防。制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，保证财务档案的安全，同时保证财务档案的安全存放，防止财务档案潮湿、污损，做到档案资料清晰完整。
　　（五）设置专门的财务档案管理机构
　　有了稳定的财务档案管理人员，就应该设置相应的财务档案管理机构，推行目标管理责任制，要将财务档案管理纳入该部门工作人员的年度目标考核，将财务档案建设作为评比的必备条件，通过奖优罚劣，来调动财务档案管理人员做好高校财务档案管理工作的积极性。
　　总而言之，档案工作在财务管理工作中占据重要地位，其能够为财务管理工作的顺利进行提供保障。因此，财务管理人员应做好档案管理工作，不断提升自身素质，建立档案管理体系，同时应用现代化技术，进行信息化管理，全面提升财务档案管理水平，促使档案工作充分发挥作用，为财务管理提供基础与保障。
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