城建档案信息的开发利用探讨

　　【摘要】城建档案的充分开发利用是档案管理的主要核心，倘若只对档案进行管理而不加以开发利用，那么城建档案管理便失去了应用意义和价值。因此，城建档案管理工作者在进行档案管理过程中还应切实做好档案信息的开发利用，最大程度上发挥城建档案的社会价值和经济价值。
　　【关键词】城建档案；信息；开发利用
　　城建档案是城市在建设过程中对城市建设发展变迁的详细记录，其中所包含的每张图纸、每组数据、每段录像、每页文件都是城市发展的足迹。城建档案信息资源不仅能够清楚显示城市发展变迁的真实情况，更为重要的是城建档案信息还具有较大的开发利用价值，能够更好地为城市建设、规划和管理提供依据。笔者结合自己的工作经验，对城建档案信息开发利用展开探讨。
　　一、制定健全档案管理利用体系
　　城建档案开发利用工作必须要坚持落实统一集中管理原则，必须遵循档案形成的基本规律，由城建档案管理部门进行统一管理，各部门经办的需要归档的材料应当向城建档案部门移交，禁止出现分散保存的现象。应当构建更加科学合理的城建档案材料归档机制，把城建过程中各项工程项目施工中形成的各类文件材料都纳入其中。同时，归档机制需要表现出较强的科学性、合理性特征，不但要与时俱进，也应当结合城建中施工具体情况，需要清楚规定归档时间、归档要求及其他归档标准。如针对一些技术性材料、电子文件以及合同材料等，实施随到随归的办法，同时重视和开展好工程图纸的发放管理工作，保证需要归档的各类材料可以第一时间完整归档。
　　二、借助现代技术进行档案利用
　　城建档案开发利用工作需要从施工工程实际出发，强调被动服务和主动服务的结合，通过各种科学有效的手段开展。一般的查阅应在阅览室进行，若需外借查閱则需要办理好相关的外借手续，若要对档案进行复制应提前办理相应手续，由档案管理部门复制提供。同时积极应用现代信息技术来实现施工城建业档案资源的有效利用，将现代计算机技术和档案管理工作联系起来，为城建施工档案资源的开发利用创造一个更好的平台。档案资源数字化、信息化以及电子档案的制作使用是目前非常普遍的档案开发利用方式，城建档案目录与电子档案应当收集到档案信息管理系统和数据库中来，通过授权的人员能够第一时间查阅与获取需要的档案信息，非常便捷地进行档案信息检索，这样高效便捷的方式是其他开发利用手段无法比拟的。
　　三、重视硬件建设扩大利用渠道
　　城建管理部门应根据实际情况建立专属于自己的档案管理机构或者建立专门的档案室，为城建档案管理工作提供必要的保障场所。在加大场地建设投入的同时，还要重视相关设施的建设，比如配备温湿度表。同时，在城建档案管理过程中还要着重进行档案利用渠道的扩大，在档案保密工作的要求下，充分利用电子档案具有较高安全性的优势设置档案查询权限，快速检索和远程查询功能，在档案信息化的过程中扩宽非涉密档案的利用渠道，建立远程查询渠道。另外，为了进一步提高档案信息的安全性，要坚持完善档案查询和借阅的等级制度以及回访制度，以便于及时跟踪档案利用情况，并对档案利用价值进行评价，完善档案利用价值体系的研究工作。
　　四、做好档案验收变更记录管理
　　城建施工项目竣工验收中，城建档案管理人员应当与项目管理人员一起根据施工档案归档范围的规定，对工程项目施工过程中所产生的各类文件材料实施全方位的审核，发现问题第一时间处理，做到查漏补缺，真正确保工程施工档案的准确完善，确保档案材料符合归档要求。在城建档案开发利用过程中，因为频繁的传递与变更因素，往往会造成档案材料完整性与有效性出现改变，因此唯有第一时间对施工档案材料的变更及传递情况进行有效记录，才可以更好地掌握各类文件材料的来龙去脉，避免其丢失、损毁或失效。必须要保证城建档案材料的完善性与有效性，保证各部门可以第一时间获得准确完善的资料信息，以此促进城建活动的有序开展，让城建档案材料发挥出实际价值。
　　五、提高档案人员综合技能水平
　　档案资源的利用与档案管理工作水平的高低有直接的关系，档案管理对人员的要求很高，因此需要加强对城建档案管理人员的培训，从档案资料收集、整理、编目、录入、保管、借阅和保密等方面入手进行系统性的培训，增强城建档案管理人员的业务素质，并适当延伸培训对象范围，对财务、基建和业务部门处理档案衔接工作的人员进行统一培训。此外，城建档案管理人员还应善于收集并总结城市发展相关信息，从多方面来提高自身档案开发能力和创新研究水平。同时，城建档案管理部门应尽可能为档案开发人员提供良好的工作氛围，为了确保其档案开发利用工作的高效进行，为其提供相应条件，让档案开发人员更好地开展调研工作，以此来提高城建档案的开发利用效果。
　　六、结语
　　总而言之，对城建档案信息的开发利用效果产生影响的因素有很多，要想做好档案开发利用工作，还需要相关工作人员加以重视，制定完善档案信息开发利用体系，切实提高相关人员的综合素质，充分挖掘城建档案的价值，让城建档案为城市经济建设发展贡献力量。
　　【参考文献】
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