高校内部控制体系建设之差旅费报销信息化建设

　　差旅费报销信息化重要性
　　财政部于2015年12月颁发《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财监〔2015〕86号），要求行政事业单位于2016年全面推进行政事业内部控制建设，规范行政事业单位内部控制经济和业务活动，强化对内部权力运行的制约。
　　2017年，宁夏回族自治区财政厅制定了《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会〔2017〕1号），要求自治区本级各部门及各直属单位自2017年3月1日起施行本制度；2018年，印发了《关于规范自治区本级党政机关差旅费报销内部控制管理的通知》（财会〔2018〕4号），将差旅费报销内部控制作为内控建设突破口，推进各单位內部控制全过程信息化管理的落地。
　　随着高职院校对外交流日渐增加，工作人员公务外出逐年增加，差旅费报销也成为日常报销的重头戏，是内部控制收支业务管控的重点。目前，学院差旅费报销业务尚未进行信息化建设，从发起申请、审批、实施、报销，环节众多，流程复杂，工作量大，存在各方面风险点，为提高差旅费报销效率，防范过程中风险点，实现差旅费报销信息化建设已刻不容缓。
　　差旅费报销管理现状
　　1。政策信息了解不到位，出差变数多
　　学院差旅费报销和业务行为结合紧密，出差事前事后不确定性强，难以完全按原定计划执行。同时，差旅费报销项目种类多且复杂，不同地区、不同季节、不同人员执行标准不一。虽然以众多方式宣传差旅费报销制度，但仍存在大量对差旅费报销制度了解不全面、不到位的情况。遇到意外情况，不能即时查询报销规定，容易引发先支后请，超预算、超标准、超范围、以公报私的风险，出错率较高，影响财务核算。
　　2。报销效率低
　　从报销人员角度来看，当前采用的传统报销模式，包括事前申请、事中执行、事后报销三个环节。三个环节缺一不可，权力互相制约，最大程度防范风险。但从另一个角度来看，环节众多，报销人员跑路多，如遇相关人员不在岗的情况，多次往返报销不仅增加了时间成本，还降低了报销效率。
　　3。管理工具原始
　　报销的原始单据以纸质形式保存，历史相关数据查询繁琐，汇总数据难度大，无法进行多年数据的分析比较。对项目或日常费用预算控制，如果由人工翻看预算表，逐个查询报销单据，耗费大量的时间和精力，且工作质量堪忧。
　　4。报销执行力度难以控制
　　单位的费用支出规则、费用控制制度（比如前款不清后款不借、限时报销、专款专用、限额使用等）无法强制遵守，可能因为个人因素影响不易贯彻执行。
　　差旅费报销信息化实现分析
　　建立健全差旅费报销管理制度，严格差旅费支出标准，明确报销流程，按照规定办理报销事项；实行出差审批制度，从严把控出差天数和人数；运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、预算控制、归口管理、会计控制、信息公开等方式，加强差旅费报销管理。差旅费报销按照事前审批，标准约束，流程控制的管理原则，实行全过程信息化管理。
　　差旅费报销管理系统在现有信息化基础上，可选择支持OA电脑端、移动手机，iPad设备的建设方式，以内控管理为基础，通过底层支撑层业务层分析层建设，其中业务层信息支持自定义，可以根据学院的需求调整表格、出差类型等内容；分析层信息支持自定义，可以根据不同人员角色查看统计信息。切实达到过程留痕、责任可追溯，完成不见面审批。
　　设置使用人、财务人员、单位领导三种角色，清晰明了。在流程中，要求做到事前审批，使用人提出出差申请经过单位领导审批；事后报销时，使用人提出出差报销，可以将出差审批单据作为报销依据，同时附上其他出差凭据，让报销过程中的审批人清晰、准确地了解报销情况，让审批有理有据，完全做到过程管控。
　　1。系统功能分析
　　学院具体报销流程为：报销人、部门负责人逐张签字分管院领导逐张签字计划财务处副处长审核并粘贴报销人、主管院领导在差旅费审批表签字计划财务处处长审批分管财务院领导审批出纳付款（转公务卡）。
　　差旅费报销中的流程需非常严密，既要充分体现出各部门的权责，又要避免推诿扯皮而导致管理的缺失。流程的自动发起与流转使得信息也自动传递，避免了各部门之间的信息不对称。
　　2。业务功能分析
　　出差申请单。申请人根据单据内容填写出差事项，其中系统设置必填项内容，保证单据内容的完整性；单据中设置出差类型经费类型出差地点等模块采用下拉框选择信息，保证单据内容的统一性；其次，申请人根据职级、地点信息了解到出差的预算金额，实现事前管控费用预算。
　　借款申请单。在出差申请单中如果是否借款选择是，当出差申请单流程结束后可自动触发借款申请单审批流程，审批通过后，发起差旅费报销的时候可关联相关借款申请单的借款金额到单据中，快速了解当前报销人员的借款情况，对报销金额进行冲销。上传原始凭证。出差人员线上上传培训、会议文件，填报申请（时间、地点、人员、事由），系统内嵌差旅住宿费标准、补贴定额，充分利用表单中的相同、相关信息，实现部分数据自动填入，自动审核，从而避免人工手填单的失误和多次核对，减轻工作量，提高报销效率，加快支付速度。相关领导线上审批，财务人员线上审核，提高出差审批效率，方便教职工，真正将放管服落地。
　　3。查询功能分析
　　在单据的侧面附有差旅费报销的相关制度信息，申请人可以直接了解报销制度；在单据的侧面可以简单地查看当前报销人员的报销情况，以图标的形式直观展示出来。在财务审批过程中，财务人员也可以看到报销人员之前的报销情况，避免出现重复报销。
　　在审批过程中，关联查看报销人的出差审批单，实时查看制度及单据、报销票据等信息，了解报销人员的报销情况，考虑是否允许报销，真正做到事前审批，事后报销。
　　4。统计功能分析
　　系统支持自定义统计分析，可以根据不同角色人员的需求，设置统计表展示方式，如个人差旅费报销情况、部门差旅费报销情况、分年度报销情况等多种查询方式，便捷操作。
　　构建高职院校内部控制规范体系，不断提高高职院校的管理水平，保障财产物资的安全和完整，提高高职院校整体发展能力。而差旅费报销信息化管理，从制度管理的角度，实现事前审批，事后报销，让报销工作有理有据，从结果管控转型为过程管控每一项费用的支出与使用。它与财务管理密切结合，达到节约各项费用开支的目的，为单位的全面预算管理奠定基础。
　　差旅费报销信息化构建及实现，解答了使用人在差旅费报销时的疑惑和难题，优化财务审批流程，节约报销时间。对差旅费报销系统的研究和分析，可为实现后续的网上报销系统的设计和使用提供参考。（作者单位：宁夏财经职业技术学院计划财务处）