抓住时机针对问题加快档案管理现代化建设

　　摘要：本文主要联系工作实际，提出一是时机，二是问题，以其为突破口，加快我国的档案管理现代化建设。
　　关键词：时机；问题；加快建设；档案管理现代化
　　实现档案管理现代化，是档案工作者的共同愿望和近期的奋斗目标。我认为：必须抓住文书立卷改革这个有利时机，实现档案管理现代化。
　　一、档案管理现代化中的问题现状
　　各级档案行政管理部门自90年代初就开始抓档案管理现代化工作，经过档案工作者的共同努力，取得了一些成绩，但是现状并不容乐观。
　　（一）目前档案管理现代化主要存在问题是：
　　1。多数机关使用电子计算机进行办公和事务性管理的单位，大部分是处于自动化的起步阶段，使用微机定理档案的仅占很少一部分。
　　2。使用计算机管理档案的单位，多数仅限于输入目录，处于文档分离状态，档案管理现代化有其名无其实。
　　3。对档案管理现代化缺乏认识，认为只要拥有和装备一定数量的计算机，就实现了计算机辅助档案管理，就是档案现代化。
　　4。有一些使用计算机管理档案的档案人员，缺乏计算机知识，计算机操作技术不熟练，不懂得电子档案管理要求，不会设计和使用档案管理软件程序。
　　（二）我认为造成以上状况的主要原因是：
　　1。宣传不够。人们对档案管理现代化没有迫切的认识。多数单位的档案管理现代化工作在硬件设备上和人员配备上得不到落实，使档案部门现代化进展缓慢。
　　2。长期以来，档案行政管理部门工作的重心一直是档案的标准化、规范化管理上，而对档案信息资源的开发利用和档案信息服务不够重视，对于新科技、新技术刚于档案管理应对措施不力。
　　3。档案干部队伍缺少现代化人才。现有为数不多的骨干也是仅会打字，就算是配备了计算机，也是为了档案管理规范化而打印目录，不能使用计算机管理档案，达不到档案管理现代化的目的。这种现状远远不能适应档案工作对速猛发展的科技信息时代和日新月异的四化建设服务的需要。
　　二、改革是实现档案管理现代化的良好机遇
　　为适应档案管理现代化的需要，规范电子文件归档整理方法，促进机关文档一体化管理，对原有的归档文件整理方法一立卷进行了改革，推行文件级整理，为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平了道路。
　　（一）文书立卷改革为档案管理现代化创造的有利条件主要表现在以下几个方面：
　　1。文书立卷改革，改案卷级管理为文件级管理，适应计算机辅助管理，这就为档案部门计算机设备的配备起到了促进作用。
　　2。归档文件实行文件级管理简化了手工劳动量，提高归档文件整理工作的效率，使档案部门有精力搞好档案管理现代化，加强计算机管理和档案知识的培训学习，加强现代化管理业务方面的指导，保障档案管理现代化的顺利进行。
　　3。配备了计算机设备，加强了电子档案的管理，计算机联网，就为实现档案信息资源的开发和档案信息服务套定了基础。因此，档案部门必须抓住立卷改革这个有利时机，积极采取有效措施，加强档案管理现代化建设。
　　（二）目前，各级档案部门正在贯彻执行《规则》，将文件级归档的方法在试点单位试行，并逐步全面推开。档案部门如何利用好这一契机，采取有力措施，促进档案管理现代化的实现，我认为要作好以下工作：
　　1。大力宣传，提高对档案管理现代化的认识
　　搞好工作靠认识，提高认识靠宣传。要搞好档案管珥现代化，必须加大档案管理现代化的宣传力度，使档案工作者提高搞好档案管理现代化意义的认识，增强紧迫感和责任感；使社会各界充分认识档案管理现代化的意义，重视和支持档案管理现代化建设工作。要大力宣传实现档案管理现代化建设的必要性和优越性，即可以充分利用当前的先进技术和设备，增加档案存储量，减轻档案工作人员的劳动量，加快档案信息传递和提高档案信息服务效果。
　　2。把档案部门建成计算机信息中心
　　档案部门应是存储档案和交流信息的中心。一个单位的档案室应成为单位的信息中心，一个地区的档案馆应成为当地的计算机信息中心。在工作中要及时地把电，文件转化为电子档案脱机保存，按时移交进馆。档案馆要加大电子档案的收集力度，把馆藏的可以公开的档案信息上网进行联网管理，实现资源共享，成为一个地区的信息中心，更大程度地拓宽信息渠道，开发档案信息资源为社会各界提供服务，
　　3。提高档案队伍的素质
　　档案管理现代化科技含量很高，档案部门应配备充足的既懂档案业务又掌握档案现代化管理知识的复合型人才。这是时代的要求，也是档案事业发展的需要。为达到这一目的就要加强档案干部的培训，促使档案工作者提高政治素质的同时及时掌握档案现代化建设需要的新科技知识，增强责任感。通过培训，不仅要能制做电子文件，使用计算机将电了文件归档、检索，还要能够具体操作网上信息下载和不同软件信息的转换以及准确的确认、保障信息安全。
　　总之，文书立卷改革是实现档案管理现代化的极好机遇，我们应抓住这一机会，以文书立卷改革为契机，尽快搞好档案管理现代化。档案管理现代化是个系统工程，涉及面广，耗资大，不可能一蹴而就。实施中要统筹规划，先易后难，逐步完成。并要经常总结经验教训，边建设边发挥作用，形成完善的管理办法，提高档案管理水平，增强档案信息服务功能，为建设具有中国特色的社会主义做贡献。